Så förbättrar behandlingscenter svarsfrekvensen bland tidigare patienter

En av de största utmaningarna för många behandlingscenter är engagemang och svarsfrekvens bland tidigare patienter. Även om ni har ett välutrustat program för tidigare patienter kan det vara svårt att få dem att svara på uppföljningar och enkäter.

Svarsfrekvensen är avgörande för att följa hur effektiva behandlingscentrets program är och hur det går för de tidigare patienterna. Här får du veta varför era kontaktmetoder kanske inte fungerar och hur ni kan förbättra dem för att nå den svarsfrekvens ni behöver.

Varför är svarsfrekvensen bland tidigare patienter låg?

Det kan kännas svårt att öka engagemanget kring ett behandlingscenter, särskilt om ni redan har kontaktmetoder men inte får önskad svarsfrekvens. Det kan bero på många saker och hänger ofta samman med den övergripande strategin, eftersom det krävs eftertanke för att få fler tidigare patienter att svara. 

Här är några vanliga skäl till att tidigare patienter kanske inte svarar:

• Tajming: Tajmingen är en mycket viktig del av kontaktstrategin. Om ni tar kontakt för tidigt eller för sent får ni kanske inte det svar ni önskar. Även hur ofta ni kontaktar tidigare patienter och skickar uppföljningar spelar in.

• Tillvägagångssätt: Hur ni kontaktar tidigare patienter påverkar ofta om de svarar. Ni behöver erbjuda något värdefullt och ge dem ett skäl att engagera sig, annars kan de ignorera kontaktförsöken.

• Tekniska svårigheter: Om strategierna för uppföljning av tidigare patienter omfattar digitala kontaktmetoder, vilket de bör göra, kan tekniska svårigheter uppstå. Det kan finnas problem med själva kontaktmetoden eller vara onödigt svårt för mottagarna att engagera sig eller svara.

• Negativ upplevelse: Tidigare patienter kanske inte svarar på uppföljningarna eftersom de inte har en positiv upplevelse av meddelandena eller enkäterna. Det kan bero på bristande personlig anpassning eller på att de inte tycker om enkätfrågorna.

Överväg även sådant som inte helt ligger inom er kontroll och anpassa förväntningarna därefter. Tidigare patienter kan vara upptagna eller helt enkelt ointresserade av behandlingscentrets uppföljningar. Det bästa ni kan göra är att införa strategierna, optimera dem så långt det går och mäta deras genomsnittliga resultat.

Så förbättrar ni svarsfrekvensen bland tidigare patienter

Ett starkt engagemang från tidigare patienter är ovärderligt när ni mäter programmens resultat genom att bedöma hur det går för varje person. Utan kontaktstrategier och svarsfrekvenser kan det vara svårt att följa resultaten, eftersom personer kan upphöra med kontakten efter avslutat behandlingsprogram. Det gör det svårt både att se vilka program som kan förbättras och att följa och rapportera andra delar av behandlingscentrets verksamhet.

Den goda nyheten är att ni kan införa strategier för att optimera svarsfrekvensen, förbättra enkätsvaren och öka engagemanget. Alla rekommenderade metoder för uppföljning passar inte nödvändigtvis er strategi, så ni kan behöva prova er fram för att se vad som fungerar bäst för nätverket av tidigare patienter.

Förstå tajmingen

Att förstå när ni ska kontakta tidigare patienter är avgörande för att få den svarsfrekvens ni önskar. Kontakta dem inte så tidigt att det känns påträngande eller desperat, men vänta inte heller för länge. 

Tänk också på vilken tid på året enkäterna skickas. Är det en särskilt hektisk period för personerna ni kontaktar, eller sammanfaller utskicket med någon större högtid?

Ge också mottagarna en vecka att svara, eftersom de kan vara upptagna eller ännu inte ha sett meddelandet. Hur ofta ni tar kontakt beror på kontaktschemat och tillgängliga resurser. Några kontakter per månad är ofta bättre, eftersom det kan minska risken för kontakttrötthet.

Använd en flerkanalsstrategi

Olika personer föredrar olika kontaktmetoder. Använd därför flera kanaler för att nå alla tidigare patienter och förbättra svarsfrekvensen. Traditionella metoder omfattar telefonsamtal, sms och e-post, och det är vanligtvis bäst att använda alla tre.

E-post ger större flexibilitet eftersom mottagarna kan svara när de har möjlighet, medan telefonsamtal och sms kräver större försiktighet. Be helst om tillåtelse att skicka sms eller ringa direkt, vilket också kan öka sannolikheten för svar. Använd även digital kommunikation via onlineplattformar som erbjuder ett flexiblare och mer avslappnat sätt att hålla kontakten.

Fråga gärna vilken kontaktmetod varje person föredrar, eftersom det ökar sannolikheten att hen svarar när ni hör av er.

Förenkla processen

Gör det så enkelt som möjligt att svara på uppföljningar eller enkäter. Om personer stöter på tekniska problem eller andra svårigheter när de ska svara är det betydligt mer sannolikt att de avstår.

Flera svarsalternativ låter tidigare patienter välja den metod de föredrar, vilket kan öka svarsfrekvensen. Enkäterna bör också innehålla tydliga, kortfattade frågor som kan besvaras med några få ord, så att de går snabbt att fylla i. Se till att formuleringarna inte är onödigt komplicerade och att enkäten har ett logiskt, lättbegripligt flöde.

En annan teknisk aspekt är hur väl enkäterna och uppföljningarna fungerar på mobila enheter. Alla kontaktmetoder är inte anpassade till olika enheter, så använd mobilvänliga lösningar som kan visas och fyllas i på vilken enhet som helst.

Bygg relationer

Brist på personlig kontakt och relationer är en vanlig orsak till låg svarsfrekvens. Tidigare patienter vill känna att ni talar direkt till dem, inte att de bara är ett namn i en kontaktlista. Enkel personlig anpassning, som att tilltala personen med namn och anpassa meddelandet efter hens erfarenheter, kan skapa den kontakten.

Ni kan också bygga större förtroende och stärka relationerna genom att uppmärksamma och fira personernas framsteg samt skapa ett stabilt nätverk som går längre än kontaktlistan.

Skapa incitament

Tidigare patienter är betydligt mer benägna att svara på uppföljningar och enkäter om de får ett tydligt skäl att göra det. Människor är trots allt upptagna och kan behöva lite extra motivation för att delta, utöver att bara få enkäter och meddelanden.

Incitament kan vara kostnadsfria resurser som de annars inte skulle ha tillgång till. Ni kan också framhäva nyttan med deltagandet genom att förklara att återkopplingen direkt påverkar behandlingscentret och andra personer som kan komma att delta i programmen. En känsla av angelägenhet kan också få fler att svara på uppföljningar. Sätt en sista svarsdag för enkäten för att uppmuntra svar så snart den tas emot.

Utbilda personalen

Strategier för dataoptimering är bara en del av arbetet med att förbättra svarsfrekvensen bland tidigare patienter. Ni behöver också utbilda personalen så att alla förstår bästa praxis för kontakt och använder rätt strategier och system.

Alla medarbetare som ansvarar för kontakt eller uppföljning behöver känna till era aktuella strategier för tajming och kontaktmetoder. Gemensamma kommunikationsmallar som alla använder kan effektivisera processen och se till att samtliga tidigare patienter får samma typer av kommunikation. Ha även rutiner för samordning inom teamet så att kontakterna fungerar smidigt och alla känner till sina uppgifter.

En annan del av strategin är att bestämma hur svarsfrekvenserna ska dokumenteras. Det finns flera metoder, men enklast är ofta att använda ett dataverktyg för tidigare patienter som samlar allt på ett ställe. Vissa verktyg för resultatuppföljning hanterar automatiska uppföljningar och standardiserad datainsamling och kan hjälpa er att omedelbart skapa ackrediteringsrapporter utifrån informationen.

Mät och förbättra strategierna

Många behandlingscenter brister i att följa engagemanget och svarsfrekvensen. Det går inte att veta om svarsfrekvensen förbättras utan att kontinuerligt registrera inkommande svar. Uppföljningen visar både när en strategi fungerar och vilka strategier som ger sämre resultat.

Om ni just har börjat följa tidigare patienter eller håller på att omarbeta den ursprungliga strategin behöver ni mäta svarsfrekvensen för att se vilket tillvägagångssätt som fungerar bäst. Ni kanske inte bara bedömer den övergripande svarsfrekvensen, utan även hur många som svarar regelbundet eller vilka typer av svar ni får. Genom att följa utvecklingen kan ni identifiera den metod som bäst passar era mål.

Vanliga misstag som försämrar svarsfrekvensen

Nu känner ni till några strategier som kan förbättra svarsfrekvensen, men vilka vanliga misstag bör ni undvika? Här är några fallgropar att se upp med när ni kontaktar tidigare patienter för att få bästa möjliga resultat:

• Alltför täta kontakter: Ett av de största misstagen är att kontakta tidigare patienter för ofta. Det försämrar inte bara svarsfrekvensen, utan ger också fel intryck och kan orsaka kontakttrötthet.

• Fel tajming: Tänk på när ni kontaktar tidigare patienter så att det sker hänsynsfullt. Undvik hektiska perioder, som högtider, och håll er till vanliga arbetsdagar för bästa resultat. Vänta också minst en vecka på svar innan ni skickar en ny uppföljning, så att mottagarna inte känner sig pressade.

• Generiskt tillvägagångssätt: Det blir svårt att få svar om tidigare patienter upplever att uppföljningarna och enkäterna inte är anpassade till dem. All kommunikation bör i någon mån anpassas efter individen och väcka en positiv känsla.

• Bristande organisation: Om personalen inte är utbildad eller ni saknar automatiserade kommunikationssystem blir kontakterna oorganiserade. Det kan leda till förlorade data, felaktiga kontaktuppgifter och oregelbundna uppföljningar.

Slutsats

Att behandlingscentret har svårt att få svar från tidigare patienter betyder inte nödvändigtvis att hela strategin är verkningslös. Ni kan förbättra svarsfrekvensen med några beprövade metoder och uppföljningsstrategier som samtidigt får personerna att känna sig mer inkluderade och uppskattade.

Ett av de bästa sätten att följa svarsfrekvensen och automatisera delar av resultatsystemen är ett dataverktyg för tidigare patienter. Kontakta oss på I Am Sober i dag för att gå med i vår väntelista så slipper ni konfigurera uppföljningar, datainsamling och annat manuellt.