Jak zlepšit míru odpovědí absolventů v léčebnách

Jednou z největších výzev, kterým čelí mnoho léčeben, je zapojení absolventů a míra odpovědí. I když máš absolventský program s dostatkem zdrojů, pořád může být těžké přimět absolventy, aby reagovali na následné kontakty a dotazníky.

Míra odpovědí je zásadní pro sledování toho, jak jsou programy tvé léčebny účinné a jaká je úspěšnost tvých absolventů. Tady je všechno, co potřebuješ vědět o tom, proč tvé způsoby oslovování absolventů nefungují a jak je můžeš vylepšit, abys dosáhl/a míry odpovědí, kterou potřebuješ.

Proč máš u absolventů nízkou míru odpovědí?

Podpořit zapojení v centru zotavení může být náročné, zvlášť když už máš způsoby oslovování, ale nedosahuješ míry odpovědí, jakou chceš. Důvodů může být spousta a často záleží na celkové strategii, protože zvýšit počet odpovědí od absolventů je tak trochu umění. 

Tady jsou časté důvody, proč absolventi nemusí odpovídat:

• Načasování: Načasování je velmi důležitou součástí strategie kontaktování absolventů, protože když se ozveš příliš brzy nebo příliš pozdě, nemusíš dostat odpověď, jakou chceš. Platí to i pro to, jak často absolventy kontaktuješ a posíláš následné zprávy.

• Přístup: Jak k kontaktování absolventů přistoupíš, často ovlivní, jestli odpoví. Musíš jim dát hodnotu a důvod, proč se zapojit; jinak můžou všechny tvé způsoby oslovování ignorovat.

• Technické potíže: Pokud tvé strategie sledování absolventů využívají digitální způsoby kontaktu, což by měly, můžou se objevit technické potíže. Problém může být v tom, jak absolventy kontaktuješ, nebo pro ně může být zapojení a odpověď zbytečně složité.

• Špatná zkušenost: Absolventi taky nemusí odpovídat na následné kontakty proto, že z tvých zpráv nebo dotazníků nemají dobrý pocit. Může to být tím, že nejsou dost personalizované, nebo jim u dotazníku nevyhovují otázky.

Zvaž také věci, které nemáš úplně ve své moci, a proto si nastav reálná očekávání. Absolventi můžou být zaneprázdnění, nebo je zapojení do následných kontaktů léčebny prostě nemusí zajímat. Nejlepší, co můžeš udělat, je strategie zavést, podle možností je vylepšit a měřit, jak jsou v průměru úspěšné.

Jak zlepšit míru odpovědí absolventů

Silné zázemí absolventů je k nezaplacení, když měříš úspěšnost programů podle toho, jak se daří jednotlivým absolventům. Bez strategií kontaktování absolventů a míry odpovědí může být těžké sledovat jejich úspěšnost, protože po dokončení léčebného programu můžou přestat komunikovat. Tím je nejen těžké poznat, které programy se dají vylepšit, ale také sledovat a vykazovat další oblasti tvé léčebny.

Dobrá zpráva je, že existují strategie, kterými můžeš míru odpovědí vylepšit a posílit odpovědi na dotazníky i zapojení absolventů. Ne všechny tyto osvědčené postupy následných kontaktů se budou hodit k tvé strategii, takže možná budeš muset zkoušet, co tvé síti absolventů sedí nejlépe.

Porozuměj načasování

Pochopit, kdy se absolventům ozvat, je zásadní pro míru odpovědí, kterou chceš. Nechceš je kontaktovat příliš brzy, protože to může působit naléhavě a vtíravě, ale nechceš ani čekat příliš dlouho. 

K načasování patří i roční období, ve kterém posíláš absolventům dotazníky. Je zrovna nabité období pro typy absolventů, které oslovuješ, nebo dotazníky padnou na nějaké velké svátky?

Absolventům taky nech aspoň týden na odpověď, protože můžou být zaneprázdnění nebo tvou zprávu ještě neviděli. Jak často se ozveš, záleží i na tvém plánu kontaktů a zdrojích, které máš k dispozici. Často je lepší ozvat se několikrát za měsíc, protože tak předejdeš únavě z kontaktování.

Používej strategii více kanálů

Různí absolventi dávají přednost různým způsobům oslovení, proto se vyplatí využít strategii více kanálů a oslovit všechny, aby se míra odpovědí zlepšila. K tradičnějším způsobům patří telefonáty, textové zprávy a e-maily a obvykle je osvědčené používat všechny tři možnosti.

E-maily dávají víc flexibility, protože absolventi můžou odpovědět, až budou moct, zatímco u telefonátů a textových zpráv je potřeba větší opatrnost. Nejlepší je nejdřív získat souhlas, že jim můžeš posílat textové zprávy nebo volat, aby spíš odpověděli. Využij taky digitální komunikaci přes online platformy, které nabízejí volnější a neformálnější způsob, jak s absolventy zůstat v kontaktu.

Je dobrý nápad zeptat se absolventů, jaký způsob kontaktu preferují, protože pak spíš odpoví, když se jim ozveš.

Zjednoduš proces

Když absolventům posíláš následné kontakty nebo dotazníky, odpověď musí být co nejjednodušší. Když lidé narazí na technické problémy nebo je odpověď složitá, mnohem spíš to nechají plavat.

Když mají absolventi víc možností, jak odpovědět, můžou si vybrat ten způsob, který jim vyhovuje, a tím se šance na odpověď zvyšuje. Dotazníky by měly mít jasné a stručné otázky, na které stačí pár slov, aby vyplnění nezabralo moc času. Dej taky pozor, aby formulace otázek nebyla zbytečně složitá a aby dotazníky měly logický a snadno sledovatelný tok.

K techničtějším stránkám zjednodušení patří i to, jak jsou tvé dotazníky a následné kontakty přívětivé pro mobily. Ne všechny způsoby oslovení se hodí na různá zařízení, proto používej řešení přívětivá pro mobily, aby je šlo zobrazit a vyplnit z jakéhokoli zařízení.

Buduj vztahy

K věcem, které můžou vést k nízké míře odpovědí, patří i chybějící osobní spojení a vztahy. Absolventi chtějí cítit, že mluvíš přímo k nim, ne že jsou jen jméno na seznamu kontaktů. Jednoduchá personalizace, například oslovení jménem a zpráva přizpůsobená jejich zkušenosti, to osobní spojení dokáže vytvořit.

Důvěru a vztahy s absolventy můžeš posílit i tím, že oceníš a oslavíš jejich úspěchy a vytvoříš pevnou síť, která sahá dál než seznam kontaktů.

Vytvoř pobídky

Absolventi mnohem spíš odpoví na následné kontakty a dotazníky, když jim dáš důvod, proč by to měli udělat. Lidé jsou zaneprázdnění a tvoji absolventi možná potřebují malou motivaci k účasti, než jen samotné posílání dotazníků a zpráv.

K pobídkám patří třeba bezplatné zdroje, ke kterým by jinak neměli přístup, nebo můžeš zdůraznit přínos účasti a dát absolventům vědět, že jejich zpětná vazba přímo ovlivňuje léčebnu i další lidi, kteří se do programů můžou zapojit. Pocit naléhavosti u odpovědí taky může pomoct, aby se absolventi ozvali, když dostanou následný kontakt. Nejlepší způsob je nastavit termín vyplnění dotazníku, který je povzbudí, aby odpověděli hned, jak ho dostanou.

Proškol personál

Mít zavedené strategie pro optimalizaci dat je jen jedna stránka zlepšování míry odpovědí absolventů v léčebnách. Další, kterou musíš zvážit, je školení personálu, aby všichni chápali osvědčené postupy oslovování a používali správné strategie a systémy.

Každý z personálu, kdo má na starosti oslovování nebo následné kontakty, musí znát aktuální strategie načasování a způsobů oslovení. Pomáhá mít zavedené komunikační šablony, které všichni používají, aby byl proces plynulý a všichni absolventi dostávali stejný typ komunikace. Měj taky strategie koordinace týmu, aby oslovování probíhalo hladce a každý věděl, jaká je jeho konkrétní role.

Další stránka tvé strategie míry odpovědí, kterou musíš zvážit, je, jak se míra odpovědí bude evidovat. Existují různé způsoby dokumentace, ale nejjednodušší je použít nástroj pro data o absolventech který všechno shromáždí na jednom místě. Některé nástroje pro sledování výsledků zvládají automatické následné kontakty a standardizovaný sběr dat a můžou ti pomoct okamžitě vytvářet akreditační zprávy z těchto informací.

Měř a vylepšuj strategie

Oblast, ve které mnoho léčeben zaostává, je, že nesledují zapojení a míru odpovědí. Bez průběžného sledování příchozích odpovědí nejde poznat, jestli se míra odpovědí zlepšuje. Pomáhá ti to nejen pochopit, kdy strategie funguje, ale i odhalit ty, které tak úspěšné nejsou.

Pokud se strategií sledování absolventů teprve začínáš, nebo dáváš původní strategii novou podobu, musíš míru odpovědí sledovat, abys viděl/a, který přístup je nejlepší. Nemusíš se dívat jen na míru odpovědí obecně; můžeš sledovat, kolik absolventů odpovídá opakovaně, nebo jaké typy odpovědí dostáváš. Díky sledování pokroku poznáš, který přístup se k tvým cílům hodí víc.

Časté chyby u míry odpovědí absolventů, kterým se vyhnout

Teď, když znáš strategie, které ti můžou pomoct zlepšit míru odpovědí, jakým častým chybám se vyhnout? Tady jsou časté pasti, kterým se při kontaktování absolventů vyhnout, abys měl/a co nejlepší výsledky:

• Příliš časté kontaktování: Jedna z nejhorších věcí, kterou můžeš při oslovování absolventů udělat, je ozývat se příliš často. Nejenže to negativně ovlivní míru odpovědí, ale zanechá to i špatný dojem a může to vést k únavě z kontaktování.

• Špatné načasování: Musíš si taky dávat pozor, kdy absolventy kontaktuješ, aby to probíhalo ohleduplně a s respektem. Vyhýbej se nabitým obdobím roku, například svátkům, a pro nejlepší výsledky se drž běžných pracovních dnů. Než pošleš další následný kontakt, nech aspoň týden na odpověď, aby se absolventi necítili honěni.

• Neosobní přístup: Bude těžké získat odpovědi, když budou mít absolventi pocit, že následné kontakty a dotazníky nejsou určené jim. Každá forma komunikace musí být do určité míry personalizovaná pro daného člověka a měla by v něm vyvolat pozitivní emoci.

• Nedostatek organizace: Pokud personál není proškolený nebo nepoužíváš automatizované systémy komunikace, oslovování nebude organizované. To může vést ke ztrátě dat, sběru nesprávných kontaktních údajů a k tomu, že se následné kontakty posílají nesystematicky.

Závěr

I když se tvé léčebně nedaří získávat od absolventů odpovědi, neznamená to nutně, že strategie nefunguje úplně. Míru odpovědí absolventů můžeš zlepšit několika osvědčenými postupy a strategiemi následných kontaktů, které jim zároveň pomůžou cítit se víc začlenění a oceňovaní.

Jedním z nejlepších způsobů, jak sledovat míru odpovědí a automatizovat část systémů pro výsledky, je nástroj pro data o absolventech. Ozvi se nám dnes v I Am Sober a přidej se na náš seznam čekatelů , abys nemusel/a ručně nastavovat věci jako následné kontakty, sběr dat a další.