Slik forbedrer du svarprosenten blant alumni ved behandlingssentre

En av de største utfordringene mange behandlingssentre står overfor, er engasjement og svarprosent blant alumni. Selv om du har et alumniprogram på plass med rikelig med ressurser, kan det likevel være vanskelig å få alumniene dine til å svare på oppfølginger og spørreundersøkelser.

Svarprosenten er en avgjørende del av å spore hvor effektive programmene ved behandlingssenteret ditt er, og suksessraten for alumniene dine. Her er alt du trenger å vite om hvorfor metodene for alumnikontakt ikke er effektive, og hvordan du kan forbedre dem for å få den svarprosenten du trenger.

Hvorfor får du lav svarprosent blant alumni?

Å skape engasjement ved et rehab-senter kan føles utfordrende, særlig hvis du allerede har metoder for oppsøkende kontakt på plass, men ikke får den svarprosenten du ønsker. Det kan være mange grunner til at dette skjer, og det avhenger ofte av den overordnede strategien din, for det er en kunst å øke responsen fra alumniene. 

Her er noen vanlige grunner til at alumni kanskje ikke svarer:

• Tidspunkt: Tidspunktet er en svært viktig del av en alumnikontaktstrategi, for hvis du tar kontakt for tidlig eller for sent, får du kanskje ikke den responsen du ønsker. Dette gjelder også hvor ofte du kontakter alumni og sender oppfølgingsmeldinger.

• Tilnærming: Hvordan du går fram når du kontakter alumniene dine, påvirker ofte om de svarer eller ikke. Du må gi verdi og gi dem en grunn til å engasjere seg; ellers kan de ignorere alle strategiene dine for oppsøkende kontakt.

• Tekniske vansker: Hvis alumnisporingsstrategiene dine involverer digitale kontaktmetoder, noe de bør, kan du støte på tekniske vansker. Det kan være tekniske problemer med hvordan du kontakter alumni, eller det kan være for vanskelig for dem å engasjere seg eller svare.

• Dårlig opplevelse: Alumni kan også la være å svare på oppfølgingene dine fordi de ikke har en positiv opplevelse med meldingene eller spørreundersøkelsene. Det kan skyldes at de ikke er personlige nok, eller at de, hvis det er en spørreundersøkelse, ikke liker spørsmålene.

Andre ting du bør ta med i betraktningen, er forhold som ikke nødvendigvis er helt under din kontroll, og derfor må du justere forventningene. Alumniene dine kan være opptatt, eller de er rett og slett ikke interessert i å engasjere seg i oppfølgingene fra behandlingssenteret. Det beste du kan gjøre, er å sette strategiene ut i livet, optimalisere dem så godt du kan, og måle hvor vellykkede de er i gjennomsnitt.

Slik forbedrer du svarprosenten blant alumni

En sterk alumnitilstedeværelse er uvurderlig når du skal måle suksessen til programmene dine ved å vurdere hvordan det går med hver enkelt alumni. Uten strategier for alumnikontakt og svarprosent kan det være utfordrende å spore suksessraten blant alumniene, siden de kan bryte kontakten etter at de har fullført behandlingsprogrammet. Dette gjør det ikke bare vanskelig å vite hvilke programmer som kan forbedres, det kan også gjøre det vanskelig å spore og rapportere om andre områder ved behandlingssenteret.

Den gode nyheten er at det finnes strategier for å optimalisere svarprosenten som du kan ta i bruk for å forbedre svar på spørreundersøkelser og alumniengasjement. Ikke alle disse beste praksisene for alumnioppfølging passer for strategien din, så du må kanskje prøve og feile for å se hva som fungerer best for alumninettverket ditt.

Forstå tidspunktet

Å forstå når du bør ta kontakt med alumniene dine, er avgjørende for å få den svarprosenten du ønsker. Du bør ikke kontakte alumniene for tidlig, for det kan føles desperat og påtrengende, men du bør heller ikke vente for lenge. 

Andre sider ved tidspunktet er hvilken tid på året du sender spørreundersøkelser til alumni. Er det høysesong for typen alumni du kontakter, eller treffer undersøkelsene noen store helligdager?

Du bør også gi alumniene en uke til å svare, for de kan være opptatt eller har kanskje ikke sett meldingen din ennå. Hvor ofte du tar kontakt, avhenger også av kontaktplanen din og ressursene du har tilgjengelig. Det er ofte bedre å ta kontakt noen ganger i måneden, for det kan hjelpe deg å unngå kontakttrøtthet.

Bruk en strategi med flere kanaler

Ulike alumni foretrekker ulike kontaktmetoder, og derfor bør du utnytte strategier med flere kanaler for å nå alle alumniene dine og forbedre svarprosenten blant alumni. Mer tradisjonelle kontaktmetoder er telefon, SMS og e-post, og det er vanligvis god praksis å bruke alle tre.

E-post gir mer fleksibilitet, siden alumni kan svare når de har mulighet, mens du må være litt mer forsiktig med telefon og SMS. Det er best å få tillatelse til å sende SMS eller ringe alumniene direkte, slik at de er mer tilbøyelige til å svare. Du bør også utnytte digitale kommunikasjonsmetoder via nettplattformer som kan gi en mer fleksibel og uformell måte å holde kontakten med alumni på.

Det er en god idé å spørre alumniene hvilke kontaktmetoder de foretrekker, for da er det mer sannsynlig at de svarer når du tar kontakt.

Forenkle prosessen

Når du sender oppfølginger eller spørreundersøkelser til alumniene, må du gjøre det så enkelt som mulig å svare. Hvis folk støter på tekniske problemer eller vansker med å svare, er det langt mer sannsynlig at de bare lar det være.

Flere svaralternativer lar alumni velge metoden de foretrekker, noe som kan øke sjansen for at de svarer. Spørreundersøkelsene dine bør også ha klare og konsise spørsmål som kan besvares med bare noen få ord, slik at det ikke tar alumniene lang tid å fylle dem ut. Sørg også for at spørsmålsformuleringen ikke er unødig kompleks, og at undersøkelsene har en flyt som er logisk og lett å følge.

Andre mer tekniske sider ved å forenkle denne prosessen som du må ha i mente, er hvor mobilvennlige spørreundersøkelsene og oppfølgingene dine er. Ikke alle disse kontaktmetodene passer for ulike enheter, så du må bruke mobilvennlige løsninger, slik at de kan vises og fylles ut fra hvilken som helst enhet.

Bygg relasjoner

En av de mange tingene som kan gi lav svarprosent, er mangel på personlig tilknytning og relasjoner. Alumni vil føle at du snakker direkte til dem, ikke at de bare er et navn på en kontaktliste. Enkle personaliseringsstrategier, som å tiltale dem med navn og tilpasse meldingen til erfaringen deres, kan skape den personlige tilknytningen.

Du kan også bygge mer tillit og styrke disse alumnirelasjonene ved å anerkjenne og feire prestasjonene deres og skape et solid nettverk som strekker seg utover kontaktlisten din.

Skap insentiver

Alumni er langt mer tilbøyelige til å svare på oppfølginger og spørreundersøkelser hvis du gir dem en grunn til å gjøre det. Folk har tross alt travelt, og alumniene dine kan trenge litt motivasjon for å delta, utover at du bare sender undersøkelser og meldinger.

Noen insentiver er å tilby gratis ressurser de ellers kanskje ikke har tilgang til, eller du kan fremheve fordelene ved å delta ved å la alumniene vite at tilbakemeldingene deres påvirker behandlingssenteret ditt og andre som kan bli med i behandlingsprogrammene. Å skape en følelse av at det haster med svar, kan også bidra til å få alumni til å svare når de får en oppfølging. Den beste måten å gjøre dette på, er å sette en frist for å fullføre undersøkelsen, slik at alumni oppfordres til å svare så snart de mottar den.

Opplær personalet

Å ha strategier for dataoptimalisering på plass er bare ett aspekt ved å forbedre svarprosenten blant alumni for behandlingssentre. Et annet aspekt du må ta hensyn til, er å gi personalet opplæring, slik at alle forstår beste praksis for oppsøkende kontakt og bruker de riktige strategiene og systemene.

Alle ansatte som håndterer oppsøkende kontakt eller oppfølginger, må være oppdatert på strategiene du har på plass for tidspunkt og kontaktmetoder. Det kan være nyttig å ha faste maler for kommunikasjon som alle vet at de skal bruke, slik at prosessen blir strømlinjeformet og alle alumniene får samme type kommunikasjon. Du bør også ha strategier for teamsamordning på plass, slik at den oppsøkende kontakten går smidig og alle vet hva som er deres spesifikke oppgave.

Et annet aspekt ved strategien for svarprosent som du må ta hensyn til, er hvordan svarprosenten skal dokumenteres. Det finnes ulike dokumentasjonsmetoder, men den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke et alumnidataverktøy som kan samle alt på ett sted. Noen verktøy for resultatmåling håndterer ting som automatiserte oppfølginger og standardisert datainnsamling, og kan hjelpe deg med å lage umiddelbare akkrediteringsrapporter ut fra denne informasjonen.

Mål og forbedre strategiene

Et område der mange behandlingssentre kommer til kort, er at de ikke holder oversikt over engasjement og svarprosent. Det er umulig å forstå om svarprosenten faktisk blir bedre uten å spore svarene som kommer inn, på en kontinuerlig basis. Dette hjelper deg ikke bare å forstå når en strategi fungerer, det kan også hjelpe deg å identifisere strategier som ikke er like vellykkede.

Hvis du så vidt har begynt å bruke strategier for alumnisporing, eller gir den opprinnelige strategien en overhaling, må du spore svarprosenten for å se hvilken tilnærming som er best. Du ser for eksempel kanskje ikke bare på svarprosenten generelt; du kan se på hvor mange alumni som svarer jevnlig, eller hvilke typer svar du får. Ved å spore fremgangen din kan du identifisere hvilken tilnærming som passer bedre til målene dine.

Vanlige feil å unngå når det gjelder svarprosent blant alumni

Nå som du kjenner noen strategier som kan hjelpe deg å forbedre svarprosenten, hvilke vanlige feil bør du unngå? Her er noen vanlige fallgruver du bør styre unna når du kontakter alumniene dine, slik at du får best mulig resultater:

• For mye kontakt: En av de verste tingene du kan gjøre når du tar kontakt med alumniene dine, er å gjøre det for ofte. Dette påvirker ikke bare svarprosenten negativt, det gir også feil inntrykk og kan føre til kontakttrøtthet.

• Feil tidspunkt: Du må også være bevisst på når du kontakter alumniene dine, slik at du gjør det på en hensynsfull og gjennomtenkt måte. Unngå travle tider på året, som helligdager, og hold deg til vanlige virkedager for best resultat. Du bør også gi minst en uke til å svare før du sender en ny oppfølging, slik at alumniene ikke føler seg maset på.

• Generisk tilnærming: Det blir vanskelig å få svar hvis alumniene føler at oppfølgingene og spørreundersøkelsene ikke er tilpasset dem. All kommunikasjon må i noen grad være personlig tilpasset den enkelte og bør vekke en positiv følelse hos dem.

• Manglende organisering: Hvis personalet ikke er opplært, eller du ikke bruker automatiserte systemer for kommunikasjon, blir den oppsøkende kontakten uorganisert. Det kan føre til at data går tapt, at feil kontaktinformasjon blir samlet inn, og at oppfølginger sendes sporadisk.

Konklusjon

Selv om behandlingssenteret ditt sliter med å få svar fra alumniene, betyr det ikke nødvendigvis at strategien ikke fungerer i det hele tatt. Du kan forbedre svarprosenten blant alumniene med noen beste praksiser og oppfølgingsstrategier som også hjelper alumniene å føle seg mer inkludert og verdsatt.

En av de beste måtene å spore svarprosent og automatisere noen av resultatsystemene dine på, er med et alumnidataverktøy. Kontakt oss i dag hos I Am Sober for å melde deg på ventelisten slik at du ikke trenger å bekymre deg for å sette opp ting som oppfølginger, datainnsamling og mer manuelt.