Forstå CARF- og JCAHO-kravene til resultater

Hvis du eier et behandlingssenter eller jobber ved et, er det viktig at du forstår akkrediteringskravene for behandlingssentre, ettersom disse kan være svært spesifikke og oppdateres jevnlig. Forskjellene mellom kravene fra CARF og JCAHO er særlig viktige, siden dette er to av de mest betydningsfulle organisasjonene som gir akkreditering til behandlingssentre. 

I denne artikkelen går vi gjennom forskjellene mellom CARF og JCAHO når det gjelder kravene til akkreditering, særlig retningslinjene for resultatrapportering. Les videre for å finne ut hva disse kravene er, og hvordan du kan sørge for at rehab-senteret ditt er i samsvar.

Hva er CARF?

Før du kan forstå CARF-kravene til resultatrapportering, må vi først forklare hva CARF faktisk er. Dette står for Commission on Accreditation of Rehabilitation Facilities, og det er en ideell organisasjon som akkrediterer visse typer institusjoner. Den bruker en rådgivende og fagfellevurdert tilnærming når den vurderer institusjoner for å avgjøre om de oppfyller akkrediteringskravene for rus- og psykisk helse.

CARF er primært rettet mot rehabiliterings- og tilfriskningsinstitusjoner og har en personsentrert tilnærming som handler om å identifisere områder som kan forbedres og å tilby løsninger for kvalitetsforbedring.

Behandlingssentre må gjennom søknadsprosessen for å sikre at de oppfyller CARF-standardene og kan bli akkreditert. Institusjoner må også oppfylle standardene i minst seks måneder før den stedlige gjennomgangen blir planlagt. Samlet sett kan hele prosessen ta over ett år, ettersom institusjonen må dokumentere at akkrediteringsstandardene blir opprettholdt løpende.

Det finnes også ulike typer CARF-akkreditering som har spesifikke krav og varer i en gitt periode. Du kan for eksempel oppnå en treårig akkreditering, en ettårig akkreditering eller andre institusjonsspesifikke akkrediteringer.

De viktigste kravene til etterlevelse ved behandlingssentre omfatter følgende:

• Vurder miljøet og driften av institusjonen.

• Finn rom for forbedring og sett en strategi.

• Innhent innspill fra personer som mottar tjenester og sentrale interessenter

• Bruk resultatrapporter og data til å gjennomføre planen.

• Gjennomgå resultatene og del resultatinformasjon.

Hva er JCAHO?

The Joint Commission, tidligere kjent som JCAHO, er en ledende akkrediteringsorganisasjon som vurderer helseinstitusjoner. Den har et sterkt klinisk fokus og ser nøye på sikkerhet og risikostyring for helseinstitusjoner. Den vurderer helseorganisasjoner for å sikre at de oppfyller akkrediteringsstandardene for sikkerhet, etterlevelse og høy kvalitet på behandlingen.

Den vanlige tidslinjen for JCAHO-akkreditering kan variere fra 3 til 4 måneder og opptil ett år for å samle inn den nødvendige informasjonen. Du må dokumentere at institusjonen din har overholdt akkrediteringsstandardene løpende for å kvalifisere. Når du har fått akkreditering, varer den vanligvis i tre år, men løpende overvåking og gjennomgang vil fortsatt være nødvendig.

The Joint Commission bruker en medisinsk modell når de undersøker og akkrediterer helseorganisasjoner. Avhengig av den konkrete organisasjonen kan standardene se litt annerledes ut, siden de dekker et bredt spekter av tjenester og praksiser, som:

• Sikkerhet og sikring ved institusjonen

• Ansattes kvalifikasjoner og opplæring

• Pasientbehandling og prosesser ved behandlingssenteret

• Smittevern og forebygging

• Ytelsesforbedring

• Tiltak for pasientsikkerhet

• Legemiddelhåndtering

• Pasientrettigheter og -plikter

• Ledelse og styring

For å få akkreditering og vise at du oppfyller disse kravene, må du legge frem dokumentasjon og analyser av ytelsesdata, samt godta intervjuer og stedlige besøk.

Forskjeller mellom CARF og JCAHO

CARF og JCAHO er to av de største akkrediteringsorganisasjonene og har mange likheter, men de er også litt ulike i tilnærmingen. The Joint Commission er for eksempel primært medisinsk basert, mens CARF på sin side er mer rettet mot den enkelte bransjen. Derfor er CARF-akkreditering mer vanlig å søke for tilfrisknings- og behandlingssentre.

Forskjellene mellom CARF og JCAHO omfatter også ulike tilnærminger til krav og standarder for å bli akkreditert, blant annet:

• Krav til ansatte

• Metode for datainnsamling

• Rapporteringsfrekvens

• Påkrevd dokumentasjon

• Nødvendige tjenester

Krav til resultatmåling og standarder for datainnsamling

Et svært viktig aspekt ved akkrediteringskravene for behandlingssentre er retningslinjene for akkrediteringsrapportering når det gjelder resultater. Resultatrapportering er en kritisk del av å spore hvordan behandlingssentre drives, og å gjøre de nødvendige forbedringene for å øke effektiviteten og kvaliteten på behandlingen. Derfor har både CARF og The Joint Commission sine egne standarder og krav som du må oppfylle for å bli akkreditert.

Disse standardene omfatter ofte ting som oppfølgingsperioder, svarprosent, livskvalitetsmål, sporing etter utskrivning, gjennomført behandling og forebygging av tilbakefall.

CARF

CARF krever at behandlingssentre har et resultatsystem på plass som kan spore effekten av tjenestene som tilbys. Dette må omfatte ting som nytte-kostnadsforhold, forholdet mellom ressursbruk og resultater, evne til å respondere og rettidighet.

De spesifikke kravene til resultatmåling og standardene for datainnsamling for CARF omfatter innsamling og rapportering av:

• Effektmål

• Effektivitetsmål

• Mål på brukertilfredshet

• Mål på interessenttilfredshet

• Kjennetegn ved brukerne

• Personer som mottar tjenester

• Ansatte

• Sentrale interessenter

• Styrende myndighet

• Offentligheten

• Informasjon som er relevant for tjenestene som tilbys

Formålet med all data og informasjon som samles inn og rapporteres, er å utvikle en strategisk plan, forbedre tjenestekvaliteten for hver enkelt, gjennomgå, justere og forbedre tjenestene og den enkeltes opplevelse.

The Joint Commission

Den gode nyheten for behandlingssentre er at The Joint Commission ikke har altfor komplekse krav til resultatmåling, noe som gjør dem relativt enkle å overholde. Disse standardene omfatter:

• EP1: Organisasjoner må bruke et standardisert verktøy eller instrument for å overvåke hver enkelt persons fremgang.

• EP2: Organisasjoner må analysere dataene som det standardiserte verktøyet eller instrumentet genererer, og bruke resultatene til å utforme den enkeltes mål og delmål.

• EP3: Organisasjoner må bruke disse dataene til å evaluere behandling, tjenester og behandlingsresultater.

The Joint Commission krever også regelmessig datarapportering som inkluderer teller- og nevnerverdier for disse målene, ikke bare ratene, for bedre kvalitetssikring. Typene data som behandlingssentre er pålagt å samle inn og rapportere, omfatter ting som:

• Medisinske feil

• Mål på klienttilfredshet

• Uønskede legemiddelreaksjoner

• Høy risiko og høyt volum, problemutsatt prosess og fastholding/skjerming

Målet med å samle inn data er å forstå behandlingsresultatene bedre og bruke denne informasjonen til å utforme målene og delmålene for behandlingen, omsorgen og tjenestene som tilbys hver enkelt. Det bør også samles inn data om pasientens rase og etnisitet, samt andre typer sosiodemografiske kjennetegn og helserelaterte sosiale behov.

Behandlingssentre oppfordres også til å samle inn data som ikke er standardiserte eller nødvendigvis påkrevd av The Joint Commission, dersom det kan gagne pasientene eller gi strategier for bedre behandling.

Beste praksis for behandlingssentre som skal oppfylle kravene

På grunn av hvordan akkrediteringsstandarder og regelverk for rehab-sentre er innrettet, kan det være krevende å opprettholde etterlevelse over tid. Behandlingssentre må etablere visse beste praksiser for å sikre at de forblir i samsvar og leverer høyest mulig kvalitet. Dette vil hjelpe behandlingssenteret ditt ikke bare med å forbli i samsvar, men også med å holde seg konkurransedyktig overfor andre behandlingssentre.

Her er noen beste praksiser du kan dra nytte av for å sikre etterlevelse, slik at du beholder akkrediteringen.

Bruk digitale systemer

I den digitale tidsalderen finnes det uendelig mange digitale ressurser for behandlingssentre som trenger å spore resultater og data. Dette vil ikke bare hjelpe betydelig når det gjelder bedre tidsstyring og ressursoptimalisering, det er også en av de nødvendige standardene satt av både CARF og JCAHO.

Du må ha standardiserte systemer på plass som sporer ting som svarprosent, andel som fullfører behandlingen, dokumentasjon og så videre. Noen systemer kan håndtere mange ulike ting samtidig, noe som gir bedre integrasjon og mindre risiko for at informasjon samles inn ufullstendig eller går tapt helt.

Digitale verktøy og systemer gir også bedre sporingsløsninger, slik at viktig informasjon katalogiseres og kan rapporteres. Du bør benytte deg av automatiseringsmuligheter som lar deg effektivisere visse oppgaver for å spare tid, slik at de ansatte kan konsentrere seg om andre plikter.

Gi de ansatte riktig opplæring 

For å overholde kravene fra JCAHO og CARF må du sørge for at de ansatte får riktig opplæring. Alle ansatte må gjennomføre de aktuelle opplæringskursene og den løpende utdanningen, slik at de er oppdaterte på sine kvalifikasjoner og de ferdighetene som trengs for å gjøre jobben.

De ansatte bør være oppdaterte på behandlingssenterets retningslinjer og prosedyrer, særlig når det gjelder resultatrapportering og datainnsamling. Du må også sørge for at de ansatte har alle kvalifikasjonene og den opplæringen som både CARF og The Joint Commission krever.

Sørg for pasientens personvern

Når du bruker digitale systemer til å spore ting som resultater, data og andre former for pasientinformasjon, må du sikre pasientens personvern. Dette er en viktig del av å forbli i samsvar og sikre at sensitiv informasjon er beskyttet, særlig når det gjelder helseopplysninger. Du må også huske at organisasjoner innen rus- og psykisk helse må overholde de offentlige personvernkravene for disse systemene.

HIPAA fastsetter føderale sikkerhetsstandarder for sensitive helseopplysninger, så du må følge HIPAA-reglene og -forskriftene for pasientens personvern.

Ansett en etterlevelsesansvarlig

Selv om det ikke er nødvendig for å opprettholde etterlevelse, kan det være svært nyttig for behandlingssentre å utpeke en etterlevelsesansvarlig. En etterlevelsesansvarlig er en person som er oppdatert på alle etterlevelseskravene og har oversikt over disse områdene ved behandlingssenteret.

En etterlevelsesansvarlig vil ha en grundig forståelse av CARF- og JCAHO-standardene og -kravene, samt delstats- og myndighetskrav. Vedkommende kan ha oversikt over alle etterlevelsestiltak og se etter områder som kan forbedres, eller områder som ikke oppfyller etterlevelsesstandardene. 

Vanlige utfordringer med etterlevelse ved behandlingssentre

Å oppfylle resultatkravene fra CARF og JCAHO kan by på noen utfordringer, siden disse kravene ofte er omfattende og forutsetter at du har flere systemer på plass. Dette er noen av områdene der mange behandlingssentre kan slite når de prøver å bli akkreditert.

Et vanlig problem du kan støte på, er samordning av de ansatte, ettersom alle medarbeiderne dine må forstå hvilke etterlevelsestiltak som er nødvendige. Denne utfordringen kan løses ved å bruke hensiktsmessig opplæring, videreutdanning og delegering av konkrete oppgaver. Regelmessig gjennomgang av ytelse kan også forebygge vedvarende feil og problemer som ellers kunne blitt oversett.

Behandlingssentre kan også ha vansker med ressursallokering og tidsstyring, særlig hvis de utfører visse oppgaver manuelt. Å oppdatere systemer, bruke integrasjon og automatisere visse oppgaver kan hjelpe med tidsstyring, å møte svarprosentene og å lette noe av belastningen på de ansatte.

Hvis du sliter med å overholde resultatkravene fra enten CARF eller JCAHO, kan du vurdere å bruke et verktøy for resultatstyring for å forenkle denne prosessen. Et verktøy for resultatstyring kan hjelpe med oppgaver som å automatisere oppfølginger, lage umiddelbare akkrediteringsrapporter, bruke en standardisert datainnsamling og så videre. Dette kan hjelpe deg med å flytte flere oppgaver til ett system, slik at det blir mindre rom for feil og informasjonen kan behandles mer effektivt.

Slik kan behandlingssentre opprettholde etterlevelse av CARF og JCAHO

I tillegg til å bruke beste praksis for behandlingssentre er det andre ting du kan gjøre for å opprettholde retningslinjene og standardene for akkrediteringsrapportering. Noe du bør huske på, er at du må opprettholde standardene for CARF og The Joint Commission hvis du har akkreditering fra en av disse organisasjonene, i tillegg til standardene i delstaten din og gjennom myndighetene.

Husk at det å motta akkreditering fra CARF eller The Joint Commission er en løpende prosess som krever kontinuerlig forbedring. Løpende gjennomganger, stedlige besøk og rapporter vil alle være nødvendige for å opprettholde akkrediteringen.

Her er noen måter du kan opprettholde etterlevelse på:

• Regelmessige revisjoner: Forstå når evalueringer, revisjoner og stedlige besøk er nødvendige for akkreditering, og hold deg oppdatert på regelverksendringer. Du bør også gjennomføre interne gjennomganger eller øvingsrevisjoner for å ta tak i mulige etterlevelsesproblemer på forhånd.

• Kontinuerlig forbedring: Skap rom for kontinuerlig forbedring ved å ha åpen kommunikasjon med ansatte, ledere og pasienter. Du kan også bruke digitale verktøy til dette gjennom ting som undersøkelser og spørreskjemaer.

• Opplæring av ansatte: Gi løpende opplæringsressurser til de ansatte, og sett opplæringsprotokoller som de må følge.

• Oppdatering av dokumentasjon: Vedlikehold alle viktige klientjournaler samt driftsjournaler for institusjonen, og sjekk jevnlig at ingenting er tapt eller ufullstendig. 

• Kvalitetssikring: Bruk kvalitetssikringsprogrammer til å sjekke om det er områder i behandlingen som kan forbedres, og til å evaluere ytelsesmål og individuell klienttilbakemelding.

Konklusjon

Det er mange akkrediteringskrav for rehab-sentre som ledere og ansatte må kjenne til, og dette er særlig viktig når det gjelder ting som resultatkravene fra CARF og JCAHO, siden løpende etterlevelse vil være nødvendig for å opprettholde akkrediteringen. Behandlingssentre kan oppfylle disse kravene med digitale verktøy, automatiserte systemer, hensiktsmessig opplæring av ansatte og kvalitetskontrolltiltak.

Fordi behandlingssentre har så mange oppgaver de må holde styr på, er det ofte best å sette dette bort ved å bruke et system for resultatrapportering. For hjelp til å administrere og overvåke resultatrapportene dine kan du kontakte oss i dag hos I Am Sober for å bli med på ventelisten vår.