Comprendre les exigences de CARF et de JCAHO en matière de résultats

Si vous dirigez un centre de traitement ou y travaillez, il est essentiel de bien comprendre les exigences d’accréditation qui lui sont applicables, car elles peuvent être très précises et sont régulièrement mises à jour. Les différences entre les exigences de CARF et de JCAHO sont particulièrement importantes, puisqu’il s’agit de deux des principaux organismes qui accréditent les centres de traitement. 

Dans cet article, nous examinerons les différences entre CARF et JCAHO concernant leurs exigences d’accréditation, notamment les règles de communication des résultats. Poursuivez votre lecture pour découvrir ces exigences et savoir comment garantir la conformité de votre centre de réadaptation.

Qu’est-ce que CARF ?

Avant d’aborder les exigences de CARF en matière de communication des résultats, précisons ce qu’est CARF. Ce sigle désigne la Commission on Accreditation of Rehabilitation Facilities, un organisme à but non lucratif qui accrédite certains types d’établissements. Pour déterminer si ceux-ci respectent les exigences d’accréditation en santé comportementale, CARF adopte une démarche consultative reposant sur l’évaluation par les pairs.

CARF se concentre principalement sur les établissements de réadaptation et de rétablissement. Son approche centrée sur la personne vise à repérer les domaines perfectibles et à proposer des solutions d’amélioration de la qualité.

Pour obtenir leur accréditation, les centres de traitement doivent suivre la procédure de candidature et démontrer qu’ils respectent les normes de CARF. Ils doivent également les appliquer pendant au moins six mois avant la programmation de l’évaluation sur site. Dans l’ensemble, la démarche peut durer plus d’un an, car l’établissement doit prouver que les normes d’accréditation sont respectées en continu.

Il existe en outre plusieurs types d’accréditation CARF, assortis d’exigences et de durées propres. Un établissement peut par exemple obtenir une accréditation de trois ans, d’un an ou une autre accréditation adaptée à son activité.

Les principales exigences de conformité des centres de traitement sont les suivantes :

• Évaluer l’environnement et le fonctionnement de l’établissement.

• Repérer les possibilités d’amélioration et définir une stratégie.

• Recueillir l’avis des personnes accompagnées et des principales parties prenantes

• Utiliser les rapports de résultats et les données pour mettre le plan en œuvre.

• Examiner les résultats et communiquer les informations correspondantes.

Qu’est-ce que JCAHO ?

La Joint Commission, auparavant appelée JCAHO, est un organisme d’accréditation majeur qui évalue les établissements de santé. Elle accorde une grande importance aux aspects cliniques et examine attentivement la sécurité ainsi que la gestion des risques. Elle vérifie que les organismes de santé respectent les normes d’accréditation relatives à la sécurité, à la conformité et à la qualité élevée des soins.

Le calendrier habituel d’une accréditation JCAHO peut aller de 3 à 4 mois jusqu’à un an, le temps de réunir les informations requises. Pour être admissible, votre établissement devra prouver qu’il respecte les normes d’accréditation de façon continue. Une fois accordée, l’accréditation est généralement valable trois ans, mais un suivi et des examens réguliers restent nécessaires.

La Joint Commission s’appuie sur un modèle médical pour examiner et accréditer les organismes de santé. Les normes peuvent varier légèrement selon le type d’organisme, car elles couvrent un large éventail de services et de pratiques, notamment :

• Sûreté et sécurité de l’établissement

• Qualifications et formation du personnel

• Soins aux patients et procédures du centre de traitement

• Prévention et contrôle des infections

• Amélioration des performances

• Mesures en faveur de la sécurité des patients

• Gestion des médicaments

• Droits et responsabilités des patients

• Direction et gouvernance

Pour obtenir l’accréditation et prouver que vous respectez ces exigences, vous devrez fournir des documents et une analyse des données de performance, ainsi qu’accepter des entretiens et des visites sur site.

Différences entre CARF et JCAHO

CARF et JCAHO comptent parmi les plus grands organismes d’accréditation. Ils présentent de nombreuses similitudes, mais leurs approches diffèrent quelque peu. La Joint Commission repose principalement sur une démarche médicale, tandis que CARF se concentre davantage sur les particularités de chaque secteur. C’est pourquoi l’accréditation CARF est plus souvent recherchée par les centres de rétablissement et de traitement.

Les différences entre CARF et JCAHO concernent également leurs méthodes et leurs normes d’accréditation, notamment :

• Exigences applicables au personnel

• Méthode de collecte des données

• Fréquence des rapports

• Documents requis

• Services nécessaires

Exigences de mesure des résultats et normes de collecte des données

Les règles de communication des résultats constituent un aspect très important des exigences d’accréditation des centres de traitement. La communication des résultats est indispensable pour suivre le fonctionnement des centres et apporter les améliorations nécessaires à l’efficacité et à la qualité des soins. CARF et la Joint Commission imposent donc chacune leurs propres normes et exigences en vue de l’accréditation.

Ces normes portent souvent sur les périodes de suivi, les taux de réponse, les mesures de la qualité de vie, le suivi après la sortie, l’achèvement du traitement et la prévention des rechutes.

CARF

CARF exige des centres de traitement qu’ils disposent d’un système de résultats capable de mesurer l’efficacité des services fournis. Celui-ci doit notamment prendre en compte les rapports coûts-avantages, le rapport entre les ressources utilisées et les résultats, la réactivité et le respect des délais.

Les exigences précises de CARF relatives à la mesure des résultats et à la collecte des données comprennent la collecte et la communication des éléments suivants :

• Mesures d’efficacité

• Mesures d’efficience

• Mesures de satisfaction des bénéficiaires

• Mesures de satisfaction des parties prenantes

• Caractéristiques des bénéficiaires

• Personnes recevant des services

• Membres du personnel

• Principales parties prenantes

• Autorité de gouvernance

• Public

• Informations pertinentes sur les services fournis

L’ensemble des données et informations recueillies et communiquées sert à élaborer un plan stratégique, à améliorer la qualité des services pour chaque personne, ainsi qu’à examiner, adapter et améliorer les services et l’expérience individuelle.

La Joint Commission

La bonne nouvelle pour les centres de traitement est que les exigences de la Joint Commission en matière de mesure des résultats ne sont pas excessivement complexes et sont donc relativement simples à respecter. Elles comprennent :

• EP1: les organismes doivent utiliser un outil ou un instrument normalisé pour suivre les progrès de chaque personne.

• EP2: les organismes doivent analyser les données produites par l’outil ou l’instrument normalisé et utiliser les résultats pour orienter les objectifs de chaque personne.

• EP3: les organismes doivent utiliser ces données pour évaluer le traitement, les services et les résultats des soins.

La Joint Commission exige aussi des rapports réguliers incluant les valeurs du numérateur et du dénominateur de ces mesures, et pas seulement les taux, afin de renforcer l’assurance qualité. Les centres de traitement doivent notamment recueillir et communiquer les types de données suivants :

• Erreurs médicales

• Mesures de satisfaction des clients

• Réactions indésirables aux médicaments

• Risques et volumes élevés, processus sujets aux problèmes, et recours à la contention ou à l’isolement

La collecte de données vise à mieux comprendre les résultats des soins et à utiliser ces informations pour définir les buts et objectifs des soins, du traitement et des services fournis à chaque personne. Les données doivent également porter sur l’origine raciale et ethnique des patients, ainsi que sur d’autres caractéristiques sociodémographiques et sur les besoins sociaux liés à la santé.

Les centres de traitement sont aussi encouragés à recueillir des données qui ne sont ni normalisées ni nécessairement exigées par la Joint Commission lorsqu’elles peuvent être utiles aux patients ou contribuer à de meilleures stratégies de soins.

Bonnes pratiques des centres de traitement pour respecter les exigences

Compte tenu de la nature des normes et réglementations d’accréditation des centres de réadaptation, il peut être difficile de rester en conformité à long terme. Les centres de traitement doivent adopter certaines bonnes pratiques pour préserver leur conformité et offrir la meilleure qualité possible. Cela les aide non seulement à respecter les exigences, mais aussi à rester compétitifs face aux autres centres.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour rester en conformité et conserver votre accréditation.

Utiliser des systèmes numériques

À l’ère du numérique, les centres de traitement qui doivent suivre leurs résultats et leurs données disposent d’innombrables ressources. Ces outils améliorent considérablement la gestion du temps et l’optimisation des ressources, tout en répondant à l’une des normes imposées par CARF et JCAHO.

Vous devez mettre en place des systèmes normalisés qui suivent notamment les taux de réponse, le taux d’achèvement des traitements et les documents. Certains systèmes peuvent gérer plusieurs domaines à la fois, ce qui favorise une meilleure intégration et réduit le risque de recueillir des informations partielles ou de les perdre complètement.

Les outils et systèmes numériques offrent aussi de meilleures solutions de suivi : les informations importantes sont répertoriées et peuvent ainsi être intégrées aux rapports. Profitez des possibilités d’automatisation pour simplifier certaines tâches, gagner du temps et permettre à votre personnel de se consacrer à d’autres missions.

Former correctement le personnel 

Pour respecter les exigences de JCAHO et de CARF, vous devez veiller à ce que votre personnel soit correctement formé. Tous les membres de l’équipe doivent suivre les formations appropriées et bénéficier d’une formation continue afin que leurs qualifications et les compétences nécessaires à leur travail restent à jour.

Le personnel doit connaître les politiques et procédures à jour du centre de traitement, en particulier pour la communication des résultats et la collecte des données. Vous devez également vous assurer qu’il dispose de toutes les qualifications et formations exigées par CARF et la Joint Commission.

Garantir la confidentialité des patients

Lorsque vous utilisez des systèmes numériques pour suivre les résultats, les données et d’autres informations sur les patients, vous devez préserver leur confidentialité. C’est une condition essentielle pour rester en conformité et sécuriser les informations sensibles, en particulier les données de santé. N’oubliez pas non plus que les organismes de santé comportementale doivent respecter les exigences gouvernementales de confidentialité applicables à ces systèmes.

La loi HIPAA établit des normes fédérales de sécurité pour les informations de santé sensibles ; vous devrez donc respecter ses règles et réglementations relatives à la confidentialité des patients.

Nommer un responsable de la conformité

Même si cela n’est pas indispensable pour rester en conformité, la désignation d’un responsable de la conformité peut être extrêmement utile aux centres de traitement. Cette personne connaît l’ensemble des exigences de conformité à jour et supervise les domaines concernés au sein de l’établissement.

Le responsable de la conformité maîtrise parfaitement les normes et exigences de CARF et de JCAHO, ainsi que celles de l’État et du gouvernement. Cette personne peut superviser toutes les mesures de conformité et repérer les domaines susceptibles d’être améliorés ou ceux qui ne respectent pas les normes. 

Difficultés courantes de mise en conformité des centres de traitement

Respecter les exigences de CARF et de JCAHO en matière de résultats peut présenter certaines difficultés, car elles sont souvent nombreuses et nécessitent plusieurs systèmes. Voici quelques domaines dans lesquels de nombreux centres peuvent rencontrer des obstacles lorsqu’ils cherchent à obtenir leur accréditation.

La coordination du personnel est une difficulté fréquente, car chaque membre de l’équipe doit comprendre les mesures de conformité nécessaires. Une formation adaptée, la formation continue et la délégation de tâches précises permettent de relever ce défi. L’examen régulier des performances aide également à éviter la répétition d’erreurs et de problèmes qui pourraient autrement passer inaperçus.

Les centres de traitement peuvent aussi éprouver des difficultés à répartir leurs ressources et à gérer leur temps, surtout lorsque certaines tâches sont effectuées manuellement. La mise à jour des systèmes, leur intégration et l’automatisation de certaines tâches peuvent améliorer la gestion du temps, aider à atteindre les taux de réponse attendus et alléger la charge du personnel.

Si vous avez du mal à respecter les exigences de CARF ou de JCAHO en matière de résultats, envisagez d’utiliser un outil de gestion des résultats pour simplifier ce processus. Un tel outil peut notamment automatiser les suivis, produire instantanément des rapports d’accréditation et normaliser la collecte des données. Il permet de regrouper plusieurs tâches dans un même système, réduisant ainsi les risques d’erreur et améliorant l’efficacité du traitement des informations.

Comment les centres de traitement peuvent préserver leur conformité à CARF et à JCAHO

Outre l’adoption de bonnes pratiques, d’autres mesures permettent de respecter durablement les règles et normes de communication liées à l’accréditation. Si votre établissement est accrédité par CARF ou par la Joint Commission, vous devez maintenir les normes de l’organisme concerné, ainsi que celles de votre État et du gouvernement.

Gardez à l’esprit que l’obtention d’une accréditation de CARF ou de la Joint Commission s’inscrit dans une démarche continue qui exige des améliorations constantes. Des enquêtes régulières, des visites sur site et des rapports seront nécessaires pour conserver l’accréditation.

Voici quelques moyens de rester en conformité :

• Audits réguliers: déterminez à quel moment des évaluations, des audits et des visites sur site sont requis pour l’accréditation, et tenez-vous au courant des évolutions réglementaires. Réalisez également des examens internes ou des audits à blanc afin de corriger à l’avance tout problème potentiel de conformité.

• Amélioration continue: favorisez les améliorations constantes grâce à une communication ouverte avec le personnel, les responsables et les patients. Vous pouvez également recourir à des outils numériques, notamment des enquêtes et des questionnaires.

• Formation du personnel: fournissez en permanence au personnel des ressources pédagogiques et définissez des protocoles de formation qu’il devra respecter.

• Mise à jour des documents: conservez tous les dossiers essentiels des clients et tous les documents relatifs au fonctionnement de l’établissement, en vérifiant régulièrement qu’aucune information n’a été perdue ou laissée incomplète. 

• Assurance qualité: utilisez des programmes d’assurance qualité pour repérer les domaines de soins perfectibles, et pour évaluer les indicateurs de performance ainsi que les retours de chaque client.

Conclusion

Les responsables et le personnel doivent connaître les nombreuses exigences d’accréditation applicables aux centres de réadaptation. C’est particulièrement important pour les exigences de CARF et de JCAHO en matière de résultats, puisqu’une conformité continue est nécessaire au maintien de l’accréditation. Les centres peuvent respecter ces obligations grâce à des outils numériques, à des systèmes automatisés, à une formation adaptée du personnel et à des mesures de contrôle qualité.

Comme les centres de traitement doivent assurer le suivi d’un grand nombre de tâches, il est souvent préférable d’externaliser ce travail à l’aide d’un système de communication des résultats. Pour obtenir de l’aide dans la gestion et le suivi de vos rapports, contactez-nous dès aujourd’hui via I Am Sober pour vous inscrire sur notre liste d’attente.