Sådan forbedrer du svarprocenten blandt alumni på behandlingscentre

En af de største udfordringer, mange behandlingscentre står over for, er engagement og svarprocent blandt alumni. Selv hvis du har et alumniprogram med masser af ressourcer, kan det stadig være svært at få dine alumni til at svare på opfølgninger og spørgeskemaer.

Svarprocenten er en afgørende del af at spore, hvor effektive programmerne på dit behandlingscenter er, og succesraten for dine alumni. Her er alt, du skal vide om, hvorfor dine metoder til at kontakte alumni ikke er effektive, og hvordan du kan forbedre dem, så du får den svarprocent, du har brug for.

Hvorfor får du lav svarprocent blandt alumni?

At fremme engagement på et recoverycenter kan føles som en udfordring, især hvis du allerede har opsøgende metoder, men ikke får den svarprocent, du ønsker. Der kan være mange årsager til det, og det afhænger ofte af din overordnede strategi, for der er en kunst i at øge svarene fra dine alumni. 

Her er nogle almindelige grunde til, at alumni måske ikke svarer:

• Tidspunkt: Tidspunktet er en meget vigtig del af en strategi for alumnikontakt, da kontakt for tidligt eller for sent måske ikke giver det svar, du ønsker. Det gælder også, hvor ofte du kontakter alumni og sender opfølgende beskeder.

• Tilgang: Hvordan du henvender dig, når du kontakter dine alumni, har ofte betydning for, om de svarer. Du skal tilbyde værdi og give dem en grund til at engagere sig; ellers kan de ignorere alle dine opsøgende strategier.

• Tekniske vanskeligheder: Hvis dine strategier til sporing af alumni involverer digitale kontaktmetoder, hvilket de bør, kan du støde på tekniske vanskeligheder. Der kan være tekniske problemer med, hvordan du kontakter alumni, eller det kan være unødigt svært for dem at engagere sig eller svare.

• Dårlig oplevelse: Alumni kan også lade være med at svare på dine opfølgninger, fordi de ikke har en positiv oplevelse med dine beskeder eller spørgeskemaer. Det kan skyldes, at de ikke er personlige nok, eller at de, hvis det er et spørgeskema, ikke synes om spørgsmålene.

Andre ting, du måske bør overveje, er forhold, der ikke helt er under din kontrol, og derfor skal du tilpasse dine forventninger. Dine alumni kan have travlt, eller de er måske bare ikke interesserede i at engagere sig i opfølgninger fra behandlingscentret. Det bedste, du kan gøre, er at sætte dine strategier i værk, optimere dem så godt du kan, og måle, hvor vellykkede de er i gennemsnit.

Sådan forbedrer du svarprocenten blandt alumni

En stærk tilstedeværelse blandt alumni er uvurderlig, når du skal måle succesen for dine programmer ved at vurdere, hvordan det går for hver enkelt alumni. Uden strategier for alumnikontakt og svarprocenter kan det være svært at spore succesraten blandt dine alumni, da de måske afbryder kontakten, når de har afsluttet deres behandlingsprogram. Det gør det ikke kun svært at vide, hvilke programmer der kan forbedres, det kan også gøre det svært at spore og rapportere på andre områder af dit behandlingscenter.

Den gode nyhed er, at der findes strategier til at optimere svarprocenten, som du kan sætte i værk for at forbedre svar på spørgeskemaer og engagement blandt alumni. Ikke alle disse bedste praksisser for opfølgning hos alumni passer til din strategi, så du kan have brug for at prøve dig frem for at se, hvad der virker bedst for dit alumnenetværk.

Forstå tidspunktet

Det er afgørende at forstå, hvornår du skal kontakte dine alumni, hvis du vil have den svarprocent, du ønsker. Du skal ikke kontakte dine alumni for tidligt, da det kan føles desperat og påtrængende, men du skal heller ikke vente for længe. 

Andre aspekter af tidspunktet omfatter, på hvilken tid af året du sender spørgeskemaer til alumni. Er det højsæson for den type alumni, du kontakter, eller falder spørgeskemaerne sammen med større helligdage?

Du bør også give alumni en uge til at svare, da de kan have travlt eller endnu ikke have set din besked. Hvor ofte du tager kontakt, afhænger også af din kontaktplan og de ressourcer, du har til rådighed. Det er ofte bedre at tage kontakt et par gange om måneden, da det kan hjælpe dig med at undgå kontakttræthed.

Brug en strategi med flere kanaler

Forskellige alumni foretrækker forskellige opsøgende metoder, og derfor bør du udnytte strategier med flere kanaler for at nå alle dine alumni og forbedre svarprocenten blandt alumni. Mere traditionelle kontaktmetoder omfatter telefonopkald, sms og e-mail, og det er som regel god praksis at bruge alle tre muligheder.

E-mail giver mere fleksibilitet, fordi alumni kan svare, når de har mulighed for det, mens du skal være lidt mere forsigtig med telefonopkald og sms-beskeder. Det er bedst at få tilladelse til at sende sms-beskeder eller ringe direkte til dine alumni, så de er mere tilbøjelige til at svare. Du bør også udnytte digitale kommunikationsmetoder via onlineplatforme, der kan give en mere fleksibel og uformel måde at holde kontakten med alumni på.

Det er en god idé at spørge dine alumni, hvilken kontaktmetode de foretrækker, da det gør dem mere tilbøjelige til at svare, når du tager kontakt.

Forenkl processen

Når du sender opfølgninger eller spørgeskemaer til dine alumni, skal du gøre det så enkelt som muligt at svare. Hvis folk løber ind i tekniske problemer eller har svært ved at svare, er de meget mere tilbøjelige til bare at lade være.

Flere svarmuligheder giver alumni mulighed for at vælge den metode, de foretrækker, hvilket kan øge chancen for, at de svarer. Dine spørgeskemaer bør også have klare og præcise spørgsmål, der kan besvares med få ord, så det ikke tager dine alumni særlig lang tid at udfylde dem. Sørg også for, at formuleringen af spørgsmålene ikke er unødigt kompleks, og at spørgeskemaerne har et forløb, der er logisk og nemt at følge.

Andre mere tekniske aspekter af at forenkle processen, du skal have i mente, er, hvor mobilvenlige dine spørgeskemaer og opfølgninger er. Ikke alle disse opsøgende metoder egner sig til forskellige enheder, så du skal bruge mobilvenlige løsninger, så de kan ses og udfyldes fra enhver enhed.

Opbyg relationer

En af de mange ting, der kan føre til lav svarprocent, er mangel på personlig forbindelse og relationer. Alumni vil gerne føle, at du taler direkte til dem, ikke som om de bare er et navn på en kontaktliste. Enkle personaliseringsstrategier, som at tiltale dem ved navn og tilpasse din besked, så den afspejler deres oplevelse, kan skabe den personlige forbindelse.

Du kan også fremme større tillid og bygge videre på de alumnirelationer ved at anerkende og fejre deres resultater og skabe et solidt netværk, der rækker ud over din kontaktliste.

Skab incitamenter

Alumni er meget mere tilbøjelige til at svare på opfølgninger og spørgeskemaer, hvis du giver dem en grund til at gøre det. Folk har jo travlt, og dine alumni kan have brug for lidt motivation til at deltage, ud over at du bare sender spørgeskemaer og beskeder.

Nogle incitamenter omfatter at tilbyde gratis ressourcer, som de ellers måske ikke har adgang til, eller du kan fremhæve fordelene ved at deltage ved at fortælle dine alumni, at deres feedback har direkte betydning for dit behandlingscenter og for andre, der måske starter i behandlingsprogrammerne. At skabe en følelse af, at det haster med svarene, kan også hjælpe med at få alumni til at svare, når de får en opfølgning. Den bedste måde at gøre det på er at sætte en frist for at udfylde spørgeskemaet, så alumni opfordres til at svare, så snart de modtager det.

Træn personalet

At have strategier til dataoptimering på plads er kun ét aspekt af at forbedre svarprocenten blandt alumni på behandlingscentre. Et andet aspekt, du skal overveje, er at træne dit personale, så alle forstår de bedste praksisser for opsøgende kontakt og bruger de rigtige strategier og systemer.

Alle medarbejdere, der tager sig af opsøgende kontakt eller opfølgninger, skal være ajour med de strategier, du har for tidspunkt og opsøgende metoder. Det kan være en hjælp at have faste kommunikationsskabeloner, som alle ved, de skal bruge, så processen er strømlinet, og alle dine alumni får de samme typer kommunikation. Du bør også have strategier for teankoordinering, så den opsøgende kontakt forløber gnidningsfrit, og alle ved, hvad deres specifikke opgave er.

Et andet aspekt af din strategi for svarprocent, du skal overveje, er, hvordan svarprocenten dokumenteres. Der findes forskellige dokumentationsmetoder, men den nemmeste måde er at bruge et alumnidata-værktøj der kan samle alting ét sted. Nogle værktøjer til sporing af resultater håndterer ting som automatiske opfølgninger og standardiseret dataindsamling og kan hjælpe dig med at oprette øjeblikkelige akkrediteringsrapporter ud fra disse oplysninger.

Mål og forbedr strategier

Et område, hvor mange behandlingscentre kommer til kort, er, at de undlader at holde styr på deres engagement og svarprocenter. Det er umuligt at forstå, om dine svarprocenter bliver bedre, uden at du løbende sporer de svar, der kommer ind. Det hjælper dig ikke kun med at forstå, hvornår en strategi virker, det kan også hjælpe dig med at identificere strategier, der ikke er lige så vellykkede.

Hvis du netop er begyndt at bruge strategier til sporing af alumni, eller du giver din oprindelige strategi en overhaling, skal du spore svarprocenter for at se, hvilken tilgang der er den bedste. Du kigger måske for eksempel ikke kun på svarprocenter generelt; du kigger måske på, hvor mange alumni der svarer løbende, eller hvilke typer svar du får. Ved at spore din fremgang kan du identificere, hvilken tilgang der passer bedre til dine mål.

Almindelige fejl, du bør undgå, når det gælder svarprocent blandt alumni

Nu hvor du kender nogle strategier, der kan hjælpe dig med at forbedre din svarprocent, hvilke almindelige fejl bør du så undgå? Her er nogle almindelige faldgruber, du bør undgå, når du kontakter dine alumni, så du får de bedst mulige resultater:

• For meget kontakt: En af de værste ting, du kan gøre, når du tager kontakt til dine alumni, er at gøre det for ofte. Det vil ikke kun påvirke din svarprocent negativt, det giver også et forkert indtryk og kan føre til kontakttræthed.

• Forkert tidspunkt: Du skal også være opmærksom på, hvornår du kontakter dine alumni, så du kan gøre det på en hensynsfuld og omtænksom måde. Undgå travle tider på året, for eksempel helligdage, og hold dig til almindelige hverdage for de bedste resultater. Du bør også give mindst en uge til et svar, før du sender endnu en opfølgning, så dine alumni ikke føler sig pressede.

• Generisk tilgang: Det bliver svært at få svar, hvis dine alumni oplever, at dine opfølgninger og spørgeskemaer ikke er tilpasset dem. Enhver form for kommunikation skal i et vist omfang være personlig for den enkelte og bør vække en positiv følelse hos dem.

• Manglende organisering: Hvis dit personale ikke er trænet, eller du ikke bruger automatiserede systemer til kommunikation, bliver din opsøgende kontakt ikke organiseret. Det kan føre til, at data går tabt, at der indsamles forkerte kontaktoplysninger, og at opfølgninger sendes sporadisk.

Konklusion

Selv hvis dit behandlingscenter har svært ved at få svar fra dine alumni, betyder det ikke nødvendigvis, at din strategi slet ikke virker. Du kan forbedre svarprocenten blandt alumni med nogle få bedste praksisser og opfølgningsstrategier, som også hjælper dine alumni med at føle sig mere inkluderede og værdsatte.

En af de bedste måder at spore svarprocent og automatisere nogle af dine resultatsystemer på er med et alumnidata-værktøj. Kontakt os i dag hos I Am Sober for at tilmelde dig vores venteliste så du ikke behøver at bekymre dig om at sætte ting som opfølgninger, dataindsamling og mere op manuelt.