Entenda os requisitos de resultados da CARF e da JCAHO

Se você administra um centro de tratamento ou trabalha em um, é essencial entender os requisitos de acreditação dessas instituições, pois eles podem ser muito específicos e passam por atualizações regulares. As diferenças entre os requisitos da CARF e da JCAHO são especialmente importantes, já que essas são duas das principais organizações que concedem acreditação a centros de tratamento. 

Neste artigo, vamos abordar as diferenças entre a CARF e a JCAHO quanto aos requisitos de acreditação, especificamente em relação às diretrizes de relatórios de resultados. Continue lendo para descobrir quais são esses requisitos e como garantir que seu centro de reabilitação esteja em conformidade.

O que é a CARF?

Antes de entender os requisitos da CARF para relatórios de resultados, precisamos explicar o que ela é. A sigla significa Comissão de Acreditação de Instalações de Reabilitação, uma organização sem fins lucrativos que concede acreditação a determinados tipos de instituições. Ela adota uma abordagem consultiva e de revisão por pares ao avaliar as instituições para determinar se atendem aos requisitos de acreditação em saúde comportamental.

A CARF se concentra principalmente em instituições de reabilitação e recuperação e adota uma abordagem centrada na pessoa, com foco em identificar áreas que podem ser aprimoradas e oferecer soluções para melhorar a qualidade.

Os centros de tratamento precisam passar por um processo de inscrição para comprovar que atendem aos padrões da CARF e obter a acreditação. As instituições também devem cumprir os padrões por pelo menos seis meses antes do agendamento da avaliação presencial. No geral, todo o processo pode levar mais de um ano, pois a instituição precisa demonstrar que os padrões de acreditação são mantidos continuamente.

Há também diferentes tipos de acreditação da CARF, com requisitos específicos e períodos de validade determinados. Por exemplo, é possível obter uma acreditação de três anos, de um ano ou outras acreditações específicas para cada tipo de instituição.

Os principais requisitos para a conformidade dos centros de tratamento incluem:

• Avaliar o ambiente e as operações da instituição.

• Identificar oportunidades de melhoria e definir uma estratégia.

• Obter a opinião das pessoas atendidas e das principais partes interessadas

• Usar relatórios de resultados e dados para implementar o plano.

• Analisar os resultados e compartilhar as informações obtidas.

O que é a JCAHO?

A Joint Commission, anteriormente conhecida como JCAHO, é uma importante organização de acreditação que avalia instituições de saúde. Ela tem forte enfoque clínico e examina atentamente a segurança e a gestão de riscos nessas instituições. A organização avalia os serviços de saúde para garantir que cumpram os padrões de acreditação relativos à segurança, conformidade e alta qualidade do atendimento.

O prazo padrão para obter a acreditação da JCAHO pode variar de 3 a 4 meses até um ano, dependendo do tempo necessário para reunir as informações exigidas. Para se qualificar, será preciso comprovar que sua instituição cumpre continuamente os padrões de acreditação. Depois de concedida, a acreditação geralmente é válida por três anos, mas o monitoramento e as revisões contínuas ainda serão necessários.

A Joint Commission adota uma abordagem baseada no modelo médico para examinar e conceder acreditação a organizações de saúde. Dependendo da organização específica, os padrões podem variar um pouco, pois abrangem uma ampla gama de serviços e práticas, como:

• Segurança e proteção da instituição

• Qualificações e treinamento da equipe

• Atendimento ao paciente e processos do centro de tratamento

• Controle e prevenção de infecções

• Melhoria do desempenho

• Iniciativas de segurança do paciente

• Gestão de medicamentos

• Direitos e responsabilidades dos pacientes

• Liderança e governança

Para receber a acreditação e demonstrar que atende a esses requisitos, você precisará fornecer documentação e análises de dados de desempenho, além de concordar com entrevistas e visitas presenciais.

Diferenças entre a CARF e a JCAHO

A CARF e a JCAHO são duas das maiores organizações de acreditação e têm muitas semelhanças, mas suas abordagens também são um pouco diferentes. Por exemplo, a Joint Commission se baseia principalmente na medicina, enquanto a CARF se concentra mais em cada setor específico. Por esse motivo, a acreditação da CARF é procurada com mais frequência por centros de recuperação e tratamento.

As diferenças entre a CARF e a JCAHO também abrangem abordagens distintas quanto aos requisitos e padrões para obter a acreditação, incluindo aspectos como:

• Requisitos para a equipe

• Método de coleta de dados

• Frequência dos relatórios

• Documentação obrigatória

• Serviços necessários

Requisitos de mensuração de resultados e padrões de coleta de dados

Um aspecto muito importante dos requisitos de acreditação dos centros de tratamento são as diretrizes para os relatórios de resultados. Esses relatórios são fundamentais para acompanhar o funcionamento dos centros de tratamento e fazer as melhorias necessárias para aumentar a eficiência e a qualidade do atendimento. Por isso, tanto a CARF quanto a Joint Commission têm conjuntos próprios de padrões e requisitos que precisam ser cumpridos para obter a acreditação.

Esses padrões costumam abranger aspectos como períodos de acompanhamento, taxas de resposta, medidas de qualidade de vida, acompanhamento após a alta, conclusão do tratamento e prevenção de recaídas.

CARF

A CARF exige que os centros de tratamento mantenham um sistema de resultados capaz de acompanhar a eficácia dos serviços prestados. Esse sistema deve abranger aspectos como relação entre custo e benefício, relação entre uso de recursos e resultados, capacidade de resposta e pontualidade.

Os requisitos específicos da CARF para mensuração de resultados e os padrões de coleta de dados incluem coletar e relatar:

• Medidas de eficácia

• Medidas de eficiência

• Medidas de satisfação dos usuários

• Medidas de satisfação das partes interessadas

• Características dos usuários

• Pessoas que recebem os serviços

• Integrantes da equipe

• Principais partes interessadas

• Autoridade de governança

• O público

• Informações pertinentes aos serviços prestados

Todos os dados e informações coletados e relatados têm como objetivo desenvolver um plano estratégico, melhorar a qualidade do serviço oferecido a cada pessoa e analisar, modificar e aprimorar os serviços e a experiência individual.

A Joint Commission

A boa notícia para os centros de tratamento é que a Joint Commission não tem requisitos excessivamente complexos para a mensuração de resultados, o que torna relativamente simples cumpri-los. Esses padrões incluem:

• EP1: As organizações devem usar uma ferramenta ou instrumento padronizado para monitorar o progresso de cada pessoa.

• EP2: As organizações devem analisar os dados gerados pela ferramenta ou instrumento padronizado e usar os resultados para orientar os objetivos e metas de cada pessoa.

• EP3: As organizações devem usar esses dados para avaliar o tratamento, os serviços e os resultados do atendimento.

A Joint Commission também exige relatórios regulares de dados que incluam os valores do numerador e do denominador dessas medidas, e não apenas as taxas, para melhorar a garantia da qualidade. Os tipos de dados que os centros de tratamento devem coletar e relatar incluem aspectos como:

• Erros médicos

• Medidas de satisfação dos clientes

• Reações adversas a medicamentos

• Alto risco e volume, processos propensos a problemas e contenção ou isolamento

O objetivo da coleta de dados é compreender melhor os resultados do atendimento e usar essas informações para orientar as metas e os objetivos do cuidado, do tratamento e dos serviços prestados a cada pessoa. Também devem ser coletados dados sobre raça e etnia dos pacientes, bem como outros tipos de características sociodemográficas e necessidades sociais relacionadas à saúde.

Os centros de tratamento também são incentivados a coletar dados que não sejam padronizados nem necessariamente exigidos pela Joint Commission, caso possam beneficiar os pacientes ou oferecer estratégias para melhorar o atendimento.

Melhores práticas para os centros de tratamento cumprirem os requisitos

Devido à natureza dos padrões e regulamentos de acreditação dos centros de reabilitação, manter a conformidade a longo prazo pode ser um desafio. Os centros de tratamento precisam estabelecer determinadas práticas recomendadas para garantir que continuem em conformidade e ofereçam a melhor qualidade possível. Isso ajudará seu centro de tratamento não apenas a manter a conformidade, mas também a continuar competitivo em relação a outros centros.

Veja algumas práticas recomendadas que você pode adotar para manter a conformidade e preservar a acreditação.

Use sistemas digitais

Na era digital, há inúmeros recursos disponíveis para os centros de tratamento que precisam acompanhar resultados e dados. Além de ajudar muito na gestão do tempo e na otimização de recursos, o uso desses sistemas é um dos padrões necessários estabelecidos tanto pela CARF quanto pela JCAHO.

É preciso implementar sistemas padronizados que acompanhem aspectos como taxas de resposta, taxa de conclusão do tratamento, documentação e outros. Alguns sistemas conseguem gerenciar muitas tarefas ao mesmo tempo, permitindo melhor integração e reduzindo o risco de informações serem coletadas parcialmente ou perdidas por completo.

Ferramentas e sistemas digitais também oferecem melhores soluções de acompanhamento, permitindo catalogar informações importantes para que possam ser incluídas em relatórios. Aproveite as opções de automação que permitem otimizar determinadas tarefas e economizar tempo, para que sua equipe possa se concentrar em outras responsabilidades.

Treine a equipe adequadamente 

Para manter a conformidade com os requisitos da JCAHO e da CARF, você precisa garantir que sua equipe receba o treinamento adequado. Todos os integrantes devem fazer os cursos de treinamento pertinentes e participar de educação continuada para manter atualizadas suas qualificações e as habilidades necessárias ao trabalho.

A equipe deve estar atualizada sobre as políticas e os procedimentos do centro de tratamento, especialmente no que diz respeito aos relatórios de resultados e à coleta de dados. Também é preciso garantir que todos tenham as qualificações e o treinamento exigidos tanto pela CARF quanto pela Joint Commission.

Garanta a privacidade dos pacientes

Ao usar sistemas digitais para acompanhar resultados, dados e outras formas de informações dos pacientes, é necessário garantir a privacidade deles. Essa é uma parte importante da manutenção da conformidade e da proteção de informações confidenciais, sobretudo dados de saúde. Lembre-se também de que as organizações de saúde comportamental precisam cumprir os requisitos governamentais de privacidade aplicáveis a esses sistemas.

A HIPAA estabelece padrões federais de segurança para informações confidenciais de saúde, portanto será necessário seguir suas regras e regulamentações relativas à privacidade dos pacientes.

Contrate uma pessoa responsável pela conformidade

Embora não seja necessário para manter a conformidade, pode ser muito vantajoso para os centros de tratamento nomear uma pessoa responsável por essa área. Esse profissional se mantém atualizado sobre todos os requisitos de conformidade e supervisiona essas áreas do centro de tratamento.

A pessoa responsável pela conformidade terá conhecimento aprofundado dos padrões e requisitos da CARF e da JCAHO, além das exigências estaduais e governamentais. Ela poderá supervisionar todas as medidas de conformidade, procurando áreas que possam ser aprimoradas ou que não estejam atendendo aos padrões. 

Desafios comuns de conformidade nos centros de tratamento

Cumprir os requisitos de resultados da CARF e da JCAHO pode trazer alguns desafios, pois essas exigências costumam ser amplas e requerem a implementação de vários sistemas. Estas são algumas das áreas em que muitos centros de tratamento podem encontrar dificuldades ao tentar obter a acreditação.

Um problema comum é a coordenação da equipe, já que todos os integrantes precisam entender quais medidas de conformidade são necessárias. Esse desafio pode ser superado com treinamento adequado, educação continuada e delegação de tarefas específicas. Analisar regularmente o desempenho também pode evitar erros e problemas recorrentes que, de outra forma, passariam despercebidos.

Os centros de tratamento também podem enfrentar dificuldades na alocação de recursos e na gestão do tempo, especialmente quando executam determinadas tarefas manualmente. Atualizar os sistemas, usar integrações e automatizar certas tarefas pode ajudar a administrar o tempo, cumprir as taxas de resposta e aliviar parte da carga da equipe.

Se você estiver com dificuldade para manter a conformidade com os requisitos de resultados da CARF ou da JCAHO, considere usar uma ferramenta de gestão de resultados para simplificar esse processo. Uma ferramenta de gestão de resultados pode ajudar em tarefas como automatizar acompanhamentos, criar relatórios de acreditação instantâneos e usar uma coleta de dados padronizada. Isso permite reunir diversas tarefas em um só sistema, reduzindo a margem de erro e tornando o processamento das informações mais eficiente.

Como os centros de tratamento podem manter a conformidade com a CARF e a JCAHO

Além de adotar as práticas recomendadas para centros de tratamento, há outras medidas que podem ajudar a manter as diretrizes e os padrões dos relatórios de acreditação. É importante lembrar que, se sua instituição tiver acreditação de qualquer uma dessas organizações, será necessário manter os padrões da CARF ou da Joint Commission, além das exigências estaduais e governamentais.

Lembre-se de que obter a acreditação da CARF ou da Joint Commission é um processo contínuo que exige melhoria constante. Avaliações periódicas, visitas presenciais e relatórios serão necessários para manter a acreditação.

Veja algumas maneiras de manter a conformidade:

• Auditorias regulares: Entenda quando avaliações, auditorias e visitas presenciais são necessárias para a acreditação e mantenha-se a par das mudanças regulatórias. Também realize revisões internas ou auditorias simuladas para resolver antecipadamente possíveis problemas de conformidade.

• Melhoria contínua: Crie condições para o aprimoramento contínuo por meio de uma comunicação aberta com a equipe, a gestão e os pacientes. Também é possível usar ferramentas digitais, como pesquisas e questionários, para isso.

• Treinamento da equipe: Ofereça recursos contínuos de capacitação para a equipe e defina protocolos de treinamento que todos devem seguir.

• Atualizações da documentação: Mantenha todos os registros essenciais dos clientes e das operações da instituição, verificando regularmente se nenhuma informação foi perdida ou está incompleta. 

• Garantia da qualidade: Use programas de garantia da qualidade para identificar áreas do atendimento que podem ser aprimoradas, além de avaliar indicadores de desempenho e o feedback individual dos clientes.

Conclusão

Há muitos requisitos de acreditação para centros de reabilitação que a gestão e a equipe precisam conhecer. Isso é especialmente importante para requisitos de resultados da CARF e da JCAHO, pois o cumprimento contínuo será necessário para manter a acreditação. Os centros de tratamento podem atender a essas exigências com ferramentas digitais, sistemas automatizados, treinamento adequado da equipe e medidas de controle de qualidade.

Como os centros de tratamento precisam acompanhar muitas tarefas, muitas vezes é melhor terceirizar esse trabalho usando um sistema de relatórios de resultados. Para receber ajuda com a gestão e o monitoramento dos seus relatórios, entre em contato hoje com a I Am Sober para entrar em nossa lista de espera.