Comprender los requisitos de CARF y JCAHO sobre resultados

Si tienes un centro de tratamiento o trabajas en uno, es fundamental que conozcas los requisitos de acreditación, ya que pueden ser muy específicos y se actualizan con regularidad. Las diferencias entre los requisitos de CARF y JCAHO son especialmente importantes porque estas son dos de las organizaciones más relevantes que acreditan centros de tratamiento. 

En este artículo analizaremos las diferencias entre CARF y JCAHO en cuanto a sus requisitos de acreditación, específicamente en lo relacionado con las pautas para informar resultados. Sigue leyendo para conocer estos requisitos y saber cómo puedes asegurarte de que tu centro de rehabilitación los cumpla.

¿Qué es CARF?

Antes de comprender los requisitos de CARF para informar resultados, primero debemos explicar qué es CARF. La sigla corresponde a Commission on Accreditation of Rehabilitation Facilities, una organización sin fines de lucro que acredita determinados tipos de centros. Al evaluar los centros, utiliza un enfoque consultivo y de revisión por pares para decidir si cumplen los requisitos de acreditación en salud conductual.

CARF se enfoca principalmente en centros de rehabilitación y recuperación y aplica un enfoque centrado en la persona, orientado a identificar áreas que podrían mejorarse y ofrecer soluciones para mejorar la calidad.

Los centros de tratamiento deben completar el proceso de solicitud para demostrar que cumplen las normas de CARF y obtener la acreditación. Además, deben cumplir las normas durante un mínimo de seis meses antes de que se programe la inspección en el centro. En general, todo el proceso puede tardar más de un año, ya que el centro debe demostrar que mantiene las normas de acreditación de manera continua.

También hay distintos tipos de acreditación de CARF, con requisitos específicos y diferentes periodos de vigencia. Por ejemplo, puedes obtener una acreditación de tres años, una de un año u otras acreditaciones específicas para determinados centros.

Los principales requisitos de cumplimiento para los centros de tratamiento incluyen los siguientes:

• Evaluar el entorno y el funcionamiento del centro.

• Identificar oportunidades de mejora y definir una estrategia.

• Recabar la opinión de las personas atendidas y de las partes interesadas clave

• Usar informes de resultados y datos para implementar el plan.

• Revisar los resultados y compartir la información sobre ellos.

¿Qué es JCAHO?

The Joint Commission, anteriormente conocida como JCAHO, es una destacada organización de acreditación que evalúa centros de salud. Tiene un marcado enfoque clínico y examina detenidamente la seguridad y la gestión de riesgos en estos centros. Evalúa a las organizaciones de salud para comprobar que cumplan las normas de acreditación en materia de seguridad, cumplimiento y atención de alta calidad.

El plazo habitual para la acreditación de JCAHO puede ir de 3 o 4 meses hasta un año, debido al tiempo necesario para reunir la información requerida. Para cumplir los requisitos, tendrás que demostrar que tu centro ha respetado las normas de acreditación de manera continua. Una vez obtenida, la acreditación suele tener una vigencia de tres años, aunque seguirá siendo necesario realizar controles y revisiones periódicos.

The Joint Commission utiliza un enfoque basado en el modelo médico para examinar y acreditar organizaciones de salud. Las normas pueden variar un poco según la organización, pues abarcan una amplia variedad de servicios y prácticas, como los siguientes:

• Seguridad y protección del centro

• Cualificaciones y capacitación del personal

• Atención a pacientes y procesos del centro de tratamiento

• Control y prevención de infecciones

• Mejora del desempeño

• Iniciativas de seguridad del paciente

• Gestión de medicamentos

• Derechos y responsabilidades del paciente

• Liderazgo y gobierno

Para obtener la acreditación y demostrar que cumples estos requisitos, tendrás que presentar documentación y análisis de datos sobre el desempeño, además de aceptar entrevistas y visitas al centro.

Diferencias entre CARF y JCAHO

CARF y JCAHO son dos de las organizaciones de acreditación más importantes. Aunque tienen muchas similitudes, sus enfoques son un poco diferentes. Por ejemplo, The Joint Commission se basa principalmente en la medicina, mientras que CARF se centra más en cada sector en particular. Por este motivo, los centros de recuperación y tratamiento suelen buscar con mayor frecuencia la acreditación de CARF.

Las diferencias entre CARF y JCAHO también abarcan distintos enfoques respecto de los requisitos y las normas para obtener la acreditación, entre ellos:

• Requisitos para el personal

• Método de recopilación de datos

• Frecuencia de los informes

• Documentación obligatoria

• Servicios necesarios

Requisitos de medición de resultados y normas de recopilación de datos

Un aspecto muy importante de los requisitos de acreditación para centros de tratamiento son las pautas de acreditación para informar resultados. Estos informes son un componente fundamental para hacer un seguimiento del funcionamiento de los centros de tratamiento y realizar las mejoras necesarias en la eficiencia y la atención. Por eso, tanto CARF como The Joint Commission tienen sus propias normas y requisitos que debes cumplir para obtener la acreditación.

Estas normas suelen incluir aspectos como los periodos de seguimiento, las tasas de respuesta, las mediciones de calidad de vida, el seguimiento posterior al alta, la finalización del tratamiento y la prevención de recaídas.

CARF

CARF exige que los centros de tratamiento cuenten con un sistema de resultados capaz de hacer un seguimiento de la eficacia de los servicios prestados. Este sistema debe incluir aspectos como las relaciones costo-beneficio, la relación entre el uso de recursos y los resultados, la capacidad de respuesta y la puntualidad.

Los requisitos específicos de CARF para medir resultados y sus normas de recopilación de datos incluyen recopilar e informar lo siguiente:

• Mediciones de eficacia

• Mediciones de eficiencia

• Mediciones de satisfacción de los usuarios

• Mediciones de satisfacción de las partes interesadas

• Características de los usuarios

• Personas que reciben servicios

• Integrantes del personal

• Partes interesadas clave

• Autoridad de gobierno

• El público

• Información pertinente sobre los servicios prestados

El objetivo de todos los datos y la información recopilados y comunicados es elaborar un plan estratégico, mejorar la calidad del servicio para cada persona, y revisar, modificar y mejorar tanto los servicios como la experiencia individual.

The Joint Commission

La buena noticia para los centros de tratamiento es que The Joint Commission no impone requisitos excesivamente complejos para medir resultados, por lo que son relativamente sencillos de cumplir. Estas normas incluyen:

• EP1: Las organizaciones deben usar una herramienta o un instrumento estandarizado para monitorear el progreso de cada persona.

• EP2: Las organizaciones deben analizar los datos generados por la herramienta o el instrumento estandarizado y usar los resultados para orientar los objetivos y las metas de cada persona.

• EP3: Las organizaciones deben usar estos datos para evaluar el tratamiento, los servicios y los resultados de la atención.

The Joint Commission también exige informes periódicos de datos que incluyan las cifras del numerador y el denominador de estas mediciones, no solo las tasas, para mejorar el control de calidad. Los tipos de datos que los centros de tratamiento deben recopilar e informar incluyen, entre otros:

• Errores médicos

• Mediciones de satisfacción de los clientes

• Reacciones adversas a medicamentos

• Procesos de alto riesgo y volumen, procesos propensos a problemas y medidas de sujeción o aislamiento

El objetivo de recopilar datos es comprender mejor los resultados de la atención y usar esta información para orientar las metas y los objetivos de la atención, el tratamiento y los servicios prestados a cada persona. También deben recopilarse datos sobre la raza y el origen étnico de los pacientes, además de otros tipos de características sociodemográficas y necesidades sociales relacionadas con la salud.

También se recomienda que los centros de tratamiento recopilen datos que no estén estandarizados ni sean necesariamente obligatorios para The Joint Commission, si pueden beneficiar a los pacientes o aportar estrategias para brindar una mejor atención.

Mejores prácticas para que los centros de tratamiento cumplan los requisitos

Debido a la naturaleza de las normas y regulaciones de acreditación de los centros de rehabilitación, mantener el cumplimiento a largo plazo puede ser difícil. Los centros de tratamiento deben establecer ciertas prácticas recomendadas para seguir cumpliendo las normas y ofrecer la máxima calidad. Esto ayudará a que tu centro de tratamiento no solo mantenga el cumplimiento, sino que también siga siendo competitivo frente a otros centros.

Estas son algunas prácticas recomendadas que puedes aprovechar para garantizar el cumplimiento y mantener la acreditación.

Usa sistemas digitales

En la era digital hay una cantidad interminable de recursos digitales disponibles para los centros de tratamiento que necesitan hacer un seguimiento de los resultados y los datos. Esto no solo ayuda considerablemente a gestionar mejor el tiempo y optimizar los recursos, sino que también es una de las normas necesarias establecidas tanto por CARF como por JCAHO.

Necesitas sistemas estandarizados que hagan un seguimiento de aspectos como las tasas de respuesta, la tasa de finalización del tratamiento, la documentación, etc. Algunos sistemas pueden gestionar muchas tareas distintas a la vez, lo que permite una mejor integración y reduce el riesgo de que la información se recopile de manera incompleta o se pierda por completo.

Las herramientas y los sistemas digitales también ofrecen mejores soluciones de seguimiento para catalogar la información importante y poder generar informes. Conviene aprovechar las opciones de automatización que permiten agilizar determinadas tareas y ahorrar tiempo, de modo que el personal pueda concentrarse en otras responsabilidades.

Capacita adecuadamente al personal 

Para mantener el cumplimiento de los requisitos de JCAHO y CARF, debes asegurarte de que el personal reciba la capacitación adecuada. Todos sus integrantes deben completar los cursos correspondientes y participar en formación continua para mantener al día sus credenciales y las habilidades necesarias para realizar su trabajo.

El personal debe estar al día con las políticas y los procedimientos del centro de tratamiento, especialmente en lo relacionado con los informes de resultados y la recopilación de datos. También debes asegurarte de que cuente con todas las credenciales y la capacitación exigidas tanto por CARF como por The Joint Commission.

Garantiza la privacidad del paciente

Cuando usas sistemas digitales para hacer un seguimiento de resultados, datos y otros tipos de información de pacientes, debes garantizar su privacidad. Esto es esencial para mantener el cumplimiento y proteger la información confidencial, en especial los datos de salud. También debes tener en cuenta que las organizaciones de salud conductual deben cumplir los requisitos gubernamentales de privacidad aplicables a estos sistemas.

HIPAA establece normas federales de seguridad para la información de salud confidencial, por lo que tendrás que seguir sus reglas y regulaciones sobre la privacidad de los pacientes.

Contrata a un responsable de cumplimiento

Aunque no es obligatorio para mantener el cumplimiento, designar a un responsable de cumplimiento puede ser sumamente beneficioso para los centros de tratamiento. Esta persona se mantiene al día con todos los requisitos de cumplimiento y supervisa esas áreas del centro.

Un responsable de cumplimiento debe conocer a fondo las normas y los requisitos de CARF y JCAHO, además de los requisitos estatales y gubernamentales. Puede supervisar todas las medidas de cumplimiento e identificar áreas que podrían mejorarse o que no satisfacen las normas correspondientes. 

Desafíos comunes de cumplimiento para los centros de tratamiento

Cumplir los requisitos de CARF y JCAHO sobre resultados puede plantear dificultades, ya que suelen ser amplios y exigen disponer de varios sistemas. Estas son algunas de las áreas en las que muchos centros de tratamiento pueden tener problemas al intentar obtener la acreditación.

Un problema habitual es la coordinación del personal, pues todas las personas que lo integran deben comprender qué medidas de cumplimiento son necesarias. Este desafío puede superarse mediante una capacitación adecuada, formación continua y la delegación de tareas específicas. Revisar periódicamente el desempeño también puede evitar errores y problemas persistentes que, de otro modo, podrían pasar inadvertidos.

Los centros de tratamiento también pueden tener dificultades con la asignación de recursos y la gestión del tiempo, sobre todo si realizan ciertas tareas de forma manual. Actualizar los sistemas, usar integraciones y automatizar determinadas tareas puede ayudar a administrar el tiempo, alcanzar las tasas de respuesta y reducir parte de la carga del personal.

Si tienes dificultades para mantener el cumplimiento de los requisitos de CARF o JCAHO sobre resultados, considera usar una herramienta de gestión de resultados para simplificar el proceso. Una herramienta de gestión de resultados puede ayudar con tareas como automatizar los seguimientos, crear informes de acreditación al instante y usar una recopilación de datos estandarizada, entre otras. Esto permite concentrar varias tareas en un solo sistema, reducir el margen de error y procesar la información con mayor eficiencia.

Cómo pueden los centros de tratamiento mantener el cumplimiento de CARF y JCAHO

Además de aplicar las prácticas recomendadas para centros de tratamiento, hay otras medidas que puedes adoptar para cumplir las pautas y normas de acreditación sobre informes. Ten en cuenta que, si tu centro está acreditado por CARF o The Joint Commission, debes mantener las normas de esa organización, además de las normas estatales y gubernamentales.

Recuerda que recibir la acreditación de CARF o The Joint Commission es un proceso continuo que exige mejoras constantes. Para mantenerla, serán necesarias encuestas periódicas, visitas al centro e informes.

Estas son algunas maneras de mantener el cumplimiento:

• Auditorías periódicas: Conoce cuándo son necesarias las evaluaciones, las auditorías y las visitas al centro para la acreditación, y mantente al día con los cambios regulatorios. También debes realizar revisiones internas o auditorías de práctica para resolver con anticipación cualquier posible problema de cumplimiento.

• Mejora continua: Facilita la mejora continua mediante una comunicación abierta con el personal, la gerencia y los pacientes. También puedes usar herramientas digitales, como encuestas y cuestionarios, para este fin.

• Capacitación del personal: Ofrece recursos educativos continuos al personal y establece protocolos de capacitación que deba cumplir.

• Actualización de la documentación: Conserva todos los expedientes esenciales de los clientes, así como los registros de funcionamiento del centro, y revísalos periódicamente para asegurarte de que nada se haya perdido ni esté incompleto. 

• Control de calidad: Usa programas de control de calidad para detectar áreas de atención que podrían mejorarse, además de evaluar los indicadores de desempeño y los comentarios de cada cliente.

Conclusión

Hay muchos requisitos de acreditación para centros de rehabilitación que la gerencia y el personal deben conocer. Esto es especialmente importante en el caso de los requisitos de CARF y JCAHO sobre resultados, ya que mantener la acreditación exige un cumplimiento continuo. Los centros de tratamiento pueden cumplir estos requisitos mediante herramientas digitales, sistemas automatizados, capacitación adecuada del personal y medidas de control de calidad.

Como los centros de tratamiento deben mantenerse al día con tantas tareas, a menudo conviene externalizarlas mediante un sistema de informes de resultados. Si necesitas ayuda para gestionar y monitorear tus informes de resultados, contacta hoy mismo a I Am Sober para unirte a nuestra lista de espera.