Cara Meningkatkan Tingkat Respons Alumni untuk Pusat Perawatan

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi banyak pusat perawatan adalah keterlibatan dan tingkat respons alumni. Meskipun kamu sudah memiliki program alumni dengan banyak sumber daya, mendapatkan tanggapan dari alumni terhadap tindak lanjut dan survei tetap dapat terasa sulit.

Tingkat respons merupakan bagian penting dalam melacak efektivitas program pusat perawatanmu dan tingkat keberhasilan alumnimu. Berikut semua yang perlu kamu ketahui mengenai alasan metode penjangkauan alumnimu tidak efektif dan cara memperbaikinya untuk memperoleh tingkat respons yang kamu perlukan.

Mengapa Tingkat Respons Alumnimu Rendah?

Mendorong keterlibatan dengan pusat pemulihan dapat terasa menantang, terutama jika kamu sudah memiliki metode penjangkauan tetapi belum memperoleh tingkat respons yang diinginkan. Ada banyak alasan mengapa hal ini dapat terjadi, dan penyebabnya sering bergantung pada keseluruhan strategimu karena meningkatkan respons dari alumni memerlukan kecakapan tersendiri. 

Berikut beberapa alasan umum mengapa alumni mungkin tidak merespons:

• Waktu: Waktu merupakan bagian yang sangat penting dalam strategi menghubungi alumni karena memulai kontak terlalu awal atau terlalu terlambat mungkin tidak menghasilkan respons yang kamu inginkan. Hal ini juga mencakup seberapa sering kamu menghubungi alumni dan mengirim pesan tindak lanjut.

• Pendekatan: Cara kamu menghubungi alumni sering kali memengaruhi apakah mereka akan merespons. Kamu perlu memberikan nilai dan alasan bagi mereka untuk terlibat; jika tidak, mereka mungkin mengabaikan seluruh strategi penjangkauanmu.

• Kesulitan teknis: Jika strategi pelacakan alumnimu menggunakan metode kontak digital, sebagaimana mestinya, kamu mungkin menghadapi beberapa kesulitan teknis. Mungkin terdapat masalah teknis dalam caramu menghubungi alumni, atau proses untuk terlibat maupun merespons mungkin terlalu sulit bagi mereka.

• Pengalaman buruk: Alumni mungkin juga tidak menanggapi tindak lanjutmu karena mereka tidak memperoleh pengalaman positif dari pesan atau surveimu. Hal ini mungkin disebabkan oleh kurangnya personalisasi atau, jika berupa survei, mereka mungkin tidak menyukai pertanyaannya.

Hal lain yang mungkin ingin kamu pertimbangkan adalah berbagai hal yang mungkin tidak sepenuhnya berada dalam kendalimu. Karena itu, kamu perlu mengelola ekspektasi. Alumnimu mungkin sibuk atau memang tidak tertarik untuk menanggapi tindak lanjut dari pusat perawatanmu. Hal terbaik yang dapat kamu lakukan adalah menerapkan strategi, mengoptimalkannya sebaik mungkin, dan mengukur rata-rata keberhasilannya.

Cara Meningkatkan Tingkat Respons Alumni

Keterlibatan alumni yang kuat sangat berharga untuk mengukur keberhasilan programmu dengan mengevaluasi keberhasilan setiap alumni. Tanpa strategi menghubungi alumni dan tingkat respons, melacak tingkat keberhasilan alumnimu dapat menjadi sulit karena mereka mungkin tidak lagi berkomunikasi setelah menyelesaikan program perawatan. Hal ini bukan hanya menyulitkanmu mengetahui program mana yang dapat ditingkatkan, tetapi juga dapat menyulitkan pelacakan dan pelaporan bidang lain di pusat perawatanmu.

Kabar baiknya, kamu dapat menerapkan strategi pengoptimalan tingkat respons untuk meningkatkan tanggapan survei dan keterlibatan alumni. Tidak semua praktik terbaik tindak lanjut alumni ini akan cocok dengan strategimu, sehingga kamu mungkin perlu melakukan coba-coba untuk mengetahui pendekatan yang paling sesuai bagi jaringan alumnimu.

Pahami Waktu yang Tepat

Memahami kapan harus menghubungi alumni sangat penting untuk memperoleh tingkat respons yang kamu inginkan. Jangan menghubungi alumnimu terlalu cepat karena dapat terkesan putus asa dan mengganggu, tetapi jangan pula menunggu terlalu lama. 

Aspek waktu lainnya mencakup periode dalam setahun ketika kamu mengirim survei alumni. Apakah itu musim sibuk bagi jenis alumni yang kamu hubungi, atau apakah survei tersebut bertepatan dengan hari libur besar?

Kamu juga sebaiknya memberi alumni waktu satu minggu untuk merespons karena mereka mungkin sibuk atau belum melihat pesanmu. Seberapa sering kamu menghubungi mereka juga akan bergantung pada jadwal kontak dan sumber daya yang tersedia. Menghubungi mereka beberapa kali dalam sebulan biasanya lebih baik karena dapat membantumu menghindari kejenuhan kontak.

Gunakan Strategi Multisaluran

Setiap alumni memiliki preferensi metode penjangkauan yang berbeda. Karena itu, kamu sebaiknya memanfaatkan strategi multisaluran untuk menjangkau semua alumnimu dan meningkatkan tingkat respons alumni. Metode kontak yang lebih tradisional mencakup panggilan telepon, pesan teks, dan email, dan menggunakan ketiga pilihan tersebut biasanya merupakan praktik terbaik.

Email memberikan lebih banyak fleksibilitas karena alumni dapat merespons ketika sempat, sedangkan kamu perlu sedikit lebih berhati-hati saat menggunakan panggilan telepon dan pesan teks. Sebaiknya dapatkan izin untuk mengirim pesan teks atau menelepon alumnimu secara langsung agar mereka lebih mungkin merespons. Kamu juga sebaiknya memanfaatkan metode komunikasi digital melalui platform online yang dapat menyediakan cara lebih fleksibel dan santai untuk tetap terhubung dengan alumni.

Sebaiknya tanyakan kepada alumnimu metode kontak yang mereka sukai karena hal ini akan membuat mereka lebih mungkin merespons saat kamu menghubungi mereka.

Sederhanakan Prosesnya

Saat mengirim tindak lanjut atau survei kepada alumni, kamu perlu membuat proses merespons sesederhana mungkin. Jika mengalami masalah teknis atau kesulitan saat merespons, orang akan jauh lebih mungkin memilih untuk tidak melakukannya.

Menyediakan beberapa pilihan cara merespons memungkinkan alumni memilih metode yang mereka sukai sehingga dapat meningkatkan kemungkinan mereka memberikan tanggapan. Surveimu juga harus memiliki pertanyaan yang jelas dan ringkas, yang dapat dijawab hanya dengan beberapa kata agar alumni tidak membutuhkan waktu lama untuk mengisinya. Pastikan juga susunan kata dalam pertanyaan tidak terlalu rumit dan survei memiliki alur yang logis serta mudah diikuti.

Aspek lebih teknis lainnya yang perlu kamu perhatikan saat menyederhanakan proses ini adalah seberapa ramah perangkat seluler survei dan tindak lanjutmu. Tidak semua metode penjangkauan ini cocok untuk berbagai perangkat. Karena itu, kamu perlu menggunakan solusi yang ramah perangkat seluler agar survei dan tindak lanjut dapat dilihat serta diisi dari perangkat apa pun.

Bangun Hubungan

Salah satu dari banyak hal yang dapat menyebabkan rendahnya tingkat respons adalah kurangnya hubungan dan kedekatan pribadi. Alumni ingin merasa bahwa kamu berbicara langsung kepada mereka, bukan sekadar menganggap mereka sebagai nama dalam daftar kontak. Strategi personalisasi sederhana, seperti menyapa mereka dengan nama dan menyesuaikan pesan agar mencerminkan pengalaman mereka, dapat menciptakan kedekatan pribadi tersebut.

Kamu juga dapat menumbuhkan kepercayaan yang lebih besar dan memperkuat hubungan dengan alumni dengan mengakui serta merayakan pencapaian mereka dan membangun jaringan kokoh yang melampaui daftar kontakmu.

Berikan Insentif

Alumni jauh lebih mungkin menanggapi tindak lanjut dan survei jika kamu memberi mereka alasan untuk melakukannya. Lagi pula, orang-orang sibuk, dan alumnimu mungkin memerlukan sedikit motivasi agar mau berpartisipasi, bukan sekadar menerima survei dan pesan.

Beberapa insentif antara lain menyediakan sumber daya gratis yang mungkin tidak dapat mereka akses dengan cara lain. Kamu juga dapat menyoroti manfaat partisipasi dengan memberi tahu alumni bahwa umpan balik mereka berdampak langsung pada pusat perawatanmu dan orang lain yang mungkin mengikuti program perawatan. Menciptakan rasa urgensi untuk merespons juga dapat membantu mendorong alumni memberikan tanggapan ketika menerima tindak lanjut. Cara terbaik untuk melakukannya adalah menetapkan tenggat penyelesaian survei guna mendorong alumni merespons segera setelah menerimanya.

Latih Staf

Memiliki strategi pengoptimalan data hanyalah salah satu aspek dalam meningkatkan tingkat respons alumni untuk pusat perawatan. Aspek lain yang perlu kamu pertimbangkan adalah melatih staf untuk memastikan semua orang memahami praktik terbaik penjangkauan serta menggunakan strategi dan sistem yang tepat.

Setiap anggota staf yang menangani penjangkauan atau tindak lanjut harus mengetahui strategi terbaru yang kamu terapkan terkait waktu dan metode penjangkauan. Memiliki templat komunikasi yang telah ditetapkan dan diketahui semua orang dapat membantu menyederhanakan proses serta memastikan semua alumnimu menerima jenis komunikasi yang sama. Kamu juga sebaiknya menerapkan strategi koordinasi tim untuk memastikan penjangkauan berjalan lancar dan semua orang mengetahui tugas khususnya.

Aspek lain dalam strategi tingkat respons yang perlu kamu pertimbangkan adalah cara mendokumentasikan tingkat respons. Ada berbagai metode dokumentasi yang dapat digunakan, tetapi cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat data alumni yang dapat mengumpulkan semuanya di satu tempat. Beberapa alat pelacakan hasil menangani berbagai hal seperti tindak lanjut otomatis dan pengumpulan data terstandar serta dapat membantumu membuat laporan akreditasi instan berdasarkan informasi tersebut.

Ukur dan Tingkatkan Strategi

Salah satu bidang yang sering kali kurang diperhatikan banyak pusat perawatan adalah pelacakan tingkat keterlibatan dan respons. Mustahil mengetahui apakah tingkat responsmu meningkat tanpa melacak tanggapan yang masuk secara berkelanjutan dengan benar. Hal ini bukan hanya membantumu memahami kapan suatu strategi berhasil, tetapi juga dapat membantumu mengenali strategi yang kurang berhasil.

Jika kamu baru mulai menggunakan strategi pelacakan alumni atau sedang merombak strategi awalmu, kamu perlu melacak tingkat respons untuk mengetahui pendekatan terbaik. Misalnya, kamu mungkin tidak hanya mengamati tingkat respons secara umum; kamu mungkin mengamati berapa banyak alumni yang terus merespons atau jenis tanggapan yang diterima. Dengan melacak kemajuan, kamu dapat mengenali pendekatan yang lebih sesuai dengan tujuanmu.

Kesalahan Umum terkait Tingkat Respons Alumni yang Harus Dihindari

Setelah mengetahui beberapa strategi yang dapat membantu meningkatkan tingkat responsmu, kesalahan umum apa yang harus kamu hindari? Berikut beberapa kendala umum yang perlu dihindari saat menghubungi alumni agar kamu memperoleh hasil sebaik mungkin:

• Terlalu sering menghubungi: Salah satu hal terburuk yang dapat kamu lakukan saat menghubungi alumni adalah melakukannya terlalu sering. Hal ini bukan hanya akan berdampak negatif pada tingkat responsmu, tetapi juga menimbulkan kesan yang keliru dan dapat menyebabkan kejenuhan kontak.

• Waktu yang tidak tepat: Kamu juga perlu memperhatikan kapan menghubungi alumni agar dapat melakukannya dengan penuh pertimbangan. Hindari periode sibuk dalam setahun, seperti hari libur, dan pilih hari kerja biasa untuk memperoleh hasil terbaik. Kamu juga sebaiknya memberi waktu setidaknya satu minggu untuk merespons sebelum mengirim tindak lanjut lain agar alumnimu tidak merasa diburu-buru.

• Pendekatan umum: Akan sulit memperoleh tanggapan jika alumnimu merasa tindak lanjut dan surveimu tidak disesuaikan untuk mereka. Setiap bentuk komunikasi perlu dipersonalisasi hingga taraf tertentu bagi setiap orang dan sebaiknya membangkitkan perasaan positif dalam diri mereka.

• Kurangnya pengaturan: Jika stafmu tidak terlatih atau kamu tidak menggunakan sistem komunikasi otomatis, penjangkauanmu tidak akan teratur. Hal ini dapat mengakibatkan data hilang, informasi kontak yang keliru terkumpul, dan tindak lanjut dikirim secara tidak menentu.

Kesimpulan

Meskipun pusat perawatanmu kesulitan memperoleh tanggapan dari alumni, hal itu belum tentu berarti seluruh strategimu tidak berhasil. Kamu dapat meningkatkan tingkat respons alumni dengan beberapa praktik terbaik dan strategi tindak lanjut yang juga membantu alumni merasa lebih dilibatkan dan dihargai.

Salah satu cara terbaik untuk melacak tingkat respons dan mengotomatiskan sebagian sistem hasilmu adalah menggunakan alat data alumni. Hubungi kami di I Am Sober hari ini untuk bergabung dalam daftar tunggu kami agar kamu tidak perlu repot menyiapkan secara manual berbagai hal seperti tindak lanjut, pengumpulan data, dan lainnya.